Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку , совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах , один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Правила оформления и ведения путевых листов
Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве? Ответы в материале PPT.ru.
Так называемые «путевки» - это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2018 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476. В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям - ОГРН.
В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:
Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2018 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Новая форма путевого листа
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2018 году таких сведений стало больше - чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Таким образом, новые путевые листы 2018 года обязательно должны содержать следующие сведения:
Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.
Кому и зачем нужны путевые листы
Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ.
Порядок оформления и образец заполнения путевого листа
Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа - записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.
Образец маршрутного листа
На многих предприятиях существуют служебные поездки , которые могут быть постоянными и связанными напрямую с работой. В таких случаях обязательно оформляется маршрутный лист, в котором содержится вся информация , касательная разработанного для работника маршрута.
Цели составления
Чаще всего разъездная работа необходима с целью сбыта какого-либо товара, изучения состояния спроса или, наоборот, решения вопроса покупки. Исходя из этого, у маршрутного листа имеются следующие цели
:
Для чего нужен
Исходя из целей маршрутного листа, можно сделать вывод о том, что он необходим для того, чтобы правильно планировать служебную поездку и составлять путь. Также, для водителя он является некой шпаргалкой , в которой указано, на какой адрес и что необходимо доставить.
Кроме этого, бухгалтерии и руководству требуется маршрутный лист в качестве отчета того, куда пошли денежные средства, выделенные на горюче-смазочные материалы . А в случаях поломок или аварии, он сможет являться доказательством того, что водитель действительно совершил поездку по определенным адресам.
Если сотрудником, для служебных разъездов, используется свой личный транспорт, то с предъявлением маршрутного листа ему должны возместить расход на обслуживание транспорта.
Порядок заполнения основных разделов
Хоть маршрутный лист и является обязательным документом, единственной унифицированной формы его бланка не существует . Каждая организация сама разрабатывает удобную для себя форму, которую устанавливает в своей учетной политике. Главное, чтобы на ней было присутствие всех необходимых данных.
Обязательными реквизитами являются:
Маршрутный лист составляется в двух экземплярах , один их которых остается у самого сотрудника, а второй идет в отчетность бухгалтеру. Данный документ не обязателен к заверению печатью .
В заполнении маршрутного листа нет ничего сложного, он состоит из шапки и табличной части, в которых имеются все указания:
- Первой строчкой является наименование документа и его порядковый номер.
- Далее записывается полные фамилия, имя и отчество водителя.
- Заполняется информация об автомобиле.
- На основании чего совершается данная поездка.
- порядковый номер позиции;
- дата совершения поездки по данному пункту назначения;
- информация о месте прибытия, наименование организации, адрес получателя;
- отметка о времени прибытия, ставится по факту приезда;
- отметка о времени выбытия из пункта, также ставится по факту уезда;
- наименование товара или оказываемой услуги, которая является целью поездки;
- сумма в рублях, если речь касается о каком-либо товаре;
- документ-основание, подтверждающее приобретение товара или услуги, чаще всего это номер товарного чека;
- роспись принимающей стороны, которая подтверждает правдивость всего написанного.
- приказ руководителя, на основании которого разрешена служебная поездка, какие ее цели и согласование о возмещении расходов;
- подтверждающие затраты, это могут быть чеки с автозаправочных станций;
- проездные билеты, если таковые имеются.
- Путевой лист содержит унифицированную форму, его бланк не поддается изменениям и используется всеми организациями одинаково.
- В путевом листе содержится намного больше точной информации: данные водительского удостоверения, регистрационный номер автомобиля, разрешение на движение от механика, количество горючего до выезда из гаража и после заезда, и многое другое.
- Маршрутный не является обязательным к сдаче, он может быть затребован при необходимости, в то время как путевой лист строго необходим во время служебных поездок и командировок, кроме того, он является бланком строгой отчетности.
- Маршрутный лист обычно оформляется при работе, связанной с развозом товара, курьерской службой, действиями торговых представителей и т.д. Путевой же лист оформляется и при совершении поездки на служебном транспорте, во время командировок и представительских поездок, именно он служит подтверждающим документом для авансового отчета.
- Если маршрутный лист имеет минимальный срок хранения, то путевой должен быть сохранен в течение всех 75 лет.
- фамилия, имя, отчество работника;
- город его деятельности;
- дата совершения поездок;
- цель визита;
- наименование торговых точек;
- фактический адрес их расположения;
- номер телефона клиента, адрес электронной почты;
- время входа в торговую точку;
- время выхода с торговой точки;
- подпись клиента.
- Исполнять роль гида, указывать куда ехать и в какой последовательности.
- Служить отчетом для возмещения расходов на бензин, так как торговые представители чаще всего пользуются своим личным транспортом и ездят не только по своему городу, но и по области.
- Выявить работоспособность сотрудника, поощрить его в случае большого объема выполненной работы.
- с типом автомобиля;
- преодоленными расстояниями;
- объемами перевозимого груза.
- наименование организации, выдававшей документ;
- название города, где оформлен документ;
- дату, когда совершена поездка;
- место назначения;
- цель поездки;
- время убытия и прибытия;
- информация о транспортном средстве;
- Ф.И.О. работника, на которого составлен данный документ;
- должность работника.
После оформления шапки можно приступать к таблице, часть которой заполняется сразу, а вторая половина - во время поездки. Сама таблица состоит из нескольких колонок, в которых должна содержаться следующая информация :
Маршрутный лист №4
Водитель: Горяйнов Владимир Викторович
Автомобиль: Газель №АТ211Х
Основание: Служебная поездка для доставки товара по заявкам.
7 952 698 21 54
г. Екатеринбург, ул. Сапожников, д. 12
7 900 203 18 23
7 952 630 19 04
Маршрутный лист принял бухгалтер Баранова О.А.
Предоставление в бухгалтерию
После того как все поездки, намеченные в маршрутном листе, были совершены, один его экземпляр необходимо сдать в бухгалтерию для подтверждения всех действий.
В дополнение к маршрутному листу необходимо приложить следующие документы :
После того как бухгалтер произведет расчет расходов, проверит правильность всех предоставленных ему документов и их подлинность, он передает их на ознакомление руководителю .
Как только руководитель подпишет все бланки и даст свое согласие, водитель может пройти в кассу предприятия и получить возмещения или же дождаться его вместе с заработной платой.
Особенности хранения
Хранятся проверенные маршрутные листы у ответственного лица
, чаще всего это бухгалтер. Все документы, по порядку, он аккуратно складывает в отдельную папку и убирает на свое место.
Ежеквартально, если работа водителя осуществляется несколько раз в неделю, и бумаг накапливается достаточное количество, их можно сшивать в один большой отчет и убирать в архив организации.
Минимальный срок хранения маршрутных листов составляет 5 лет . В зависимости от некоторых обстоятельств, таких как осуществление работы во вредных или тяжелых условиях, перевоз опасного груза, срок увеличивается до 75 лет в общем.
Как только срок давности документов истекает, организацией составляется специальный акт на уничтожение документов, после чего они специальным образом утилизируются.
Отличие от путевого
Несмотря на схожесть, это два разных документа , они имеют различия:
Для торгового представителя
Торговому представителю как никому необходим маршрутный лист, так как в силу своей должности он должен много ездить и посещать большое количество точек . Маршрут должен быть продуман тщательно, исходя из расстояния между точками, удаленности их от офиса или дома, от времени их работы.
В маршрутный лист торгового представителя входят такие данные, как:
Маршрутный лист торгового представителя
ФИО: Крестьянская Людмила Викторовна
Цель: ознакомление продуктовых магазинов Ленинского района с ассортиментом колбасных изделий фирмы Кудесница
У маршрутного листа торгового представителя есть четкие цели :
Для водителя
Совершать поездки по служебной надобности могут не только курьеры или торговые представители, получить такое распоряжение могут и водители предприятия для перевозки какого-либо служебного груза . Чаще всего это бывают водители грузовых автомобилей, которые получили распоряжение развести какой либо материал по складам и участкам.
В подобной ситуации, на основании приказа руководителя, выписывается маршрутный лист со всеми необходимыми реквизитами и адресами складов.
Маршрутный лист №2
Водитель: Леонтьев В.Н.
Автомобиль: ГАЗ 52
Основание: передача сырья для изготовления продукции на производственные подразделения
Подкрепляется маршрутный лист накладной на передачу материалов на сторону , на основании которой и разрешено совершать развоз.
При командировках и служебных поездках
Служебные командировки и поездки не являются редкостью, особенно в крупных организациях или тех, кто имеет подразделения или партнеров в других городах. Сотруднику на время поездки выдаются денежные средства, которые должны пойти на проживание, питание и оплату проезда.
Если цель командировки носит более курьерский характер, и нужно отвести товар в другой город, или служебная поездка имеет конечную цель в этом же населенном пункте и не продлится долго, оформляется маршрутный лист .
Если же командировка имеет более деловое направление и рассчитана на долгий путь, в таком случае лучше оформить путевой лист, который подробнее покажет о всех расходах на топливо. Кроме того, в нем имеется больше дополнительной информации о состоянии автомобиля.
Не стоит думать, что маршрутный лист является не таким важным документом, наоборот, он несет в себе полезную информацию, которая может пригодиться при возникновении каких-либо спорных вопросов. По этой причине нужно внимательно относиться к оформлению и хранению данного документа, ведь речь может пойти о собственных деньгах и личном транспорте.
Подробности оформления для торгового представителя - в данном видео.
Трудовые функции работника нередко связаны с передвижением. Выполняя поручения руководства, сотрудник может тратить деньги на топливо, покупать билеты на проезд в общественном транспорте и осуществлять тому подобные расходы. Для учета расходов данного типа составляют специальный документ. Он необходим, чтобы фиксировать все передвижения работников и учитывать расходы на бензин. Он называется маршрутный лист. Образец этого документа, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.
Зачем нужен
Сразу скажем, что маршрутный лист необходим для учета передвижения работников за пределами офиса. Он оформляется для людей разных специальностей, но чаще всего его выдают курьерам, водителям, менеджерам, торговым представителям и прочим, кому по роду деятельности приходится проводить время в разъездах.
Руководитель использует маршрутные листы для выработки оптимальных маршрутов движения транспорта в целях экономии денежных средств. Также маршрутный лист нужен, чтобы в налоговой инспекции подтверждать расходы предприятия на автотранспорт. Помимо этого работники на основании данных листа получают компенсацию понесенных ими расходов.
Как оформляется документ
Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать свою форму маршрутного листа. Главное, что документ содержал всю необходимую информацию о перемещениях сотрудников и подтверждал связанные с поездкой расходы. Бланк маршрутного листа, его форма и порядок заполнения никак не связаны:
Так как действующим законодательством не установлено единой утвержденной формы маршрутного листа, можно пользоваться самостоятельно разработанной формой. В конце статьи вы найдете бланк маршрутного листа.
В каждой организации маршрутные листы отражают ее собственные интересы, потребности предприятия. Форму листа утверждает директор компании своим приказом. В принципе каждая организация может разработать такой документ самостоятельно. Однако намного проще скачать бланк маршрутного листа, уже подготовленный специалистами. Это позволит значительно сэкономить время на разработку собственной формы.
Документ оформляется в двух экземплярах. Один остается в предприятии, второй выдается на руки работнику. Маршрутные листы относятся к внутреннему документообороту компании, поэтому проставлять печать организации на них не нужно. Отчет работника и прилагаемые проездные документы служат приложением. Маршрутный лист служебных поездок (скачать бланк можно в конце статьи) проверяет бухгалтер.
Правильное заполнение листа включает в себя:
По потребностям предприятия также можно вводить дополнительные графы.
Удобнее всего составить маршрутный лист в виде таблицы. Составленный документ должен быть подписан работником, которому он выдается, и контролирующим сотрудником:
- непосредственным руководителем;
- бухгалтером;
- кадровиком.
- Закон "О национальной безопасности Украины" вступит в силу 8 июля Документ регулирует основы и принципы политики в сфере безопасности и обороны с учетом курса страны на членство в ЕС и НАТО КИЕВ, 7 июля. /ТАСС/. Закон "О национальной безопасности Украины", подтверждающий курс страны в […]
- Инкапсуляция, полиморфизм, наследование Все языки OOP, включая С++, основаны на трёх основополагающих концепциях, называемых инкапсуляцией, полиморфизмом и наследованием. Рассмотрим эти концепции. 1. Инкапсуляция Инкапсуляция (encapsulation) - это механизм, который объединяет данные и […]
- Как правильно сдать анализы: рекомендации для пациента Практически все исследования проводятся натощак (не менее 8 часов после последнего приема пищи), поэтому чтобы провести анализы утром можно выпить небольшое количество воды. Чай и кофе - это не вода, пожалуйста, потерпите. […]
- § 2. Виды административных наказаний Статья 3.2 КоАП устанавливает следующие виды административных наказаний: 3) возмездное изъятие орудия совершения или предмета административного правонарушения; 7) административное выдворение за пределы РФ иностранного гражданина или лица без […]Фтс рф полномочия Фтс рф полномочия Федеральная таможенная служба Российской Федерации и система ее органов Система таможенных органов включает следующие звенья, каждс из которых является подсистемой правоохранительных органов: - Федеральная таможенная служба Российской Федерации; - региональные […]
- Запись на стене Ребята,а кто разбирается в семейном праве,помогите,пожалуйста с задачами)Ооооочень нужно!!Задача 3И. С. Максимова обратилась в суд с иском к Ю. Н. Мак¬симову о взыскании алиментов на двоих детей, сына и дочь, указав, что сын не достиг совершеннолетия - ему 16 лет, а […]
Сколько хранить маршрутные листы
Пять лет - минимальный срок хранения маршрутных листов. При подтверждении этими путевыми листами работы людей во вредных либо опасных условиях листы должны сохраняться на предприятии в течение 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
После окончания поездки маршрутный лист должен быть сдан в отдел кадров (секретарю, в бухгалтерию) для возмещения транспортных расходов.
Скачать бесплатно образец можно по прямой ссылке здесь.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
blogkadrovika.ru
Правила заполнения маршрутного листа
Предприятия могут включать в расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы (например, оплату приобретаемых ими проездных билетов). Это следует из статьи 255 НК РФ и статьи 168.1 ТК РФ. Однако налоговикам зачастую мало соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре — они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).
Защитить фирму от претензий налоговиков поможет маршрутный лист для каждого «разъездного» сотрудника, в которые записываются все его служебные поездки. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому можно разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.
Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98), напомним, что форма маршрутного листа не установлена, поэтому предприятие, принявшее решение возмещать проезд сотруднику, может определить его форму самостоятельно, так же в маршрутных листах не обязательно ставить штамп или печать.
Основанием для возмещения сотруднику расходов на проезд в служебных целях (сдача отчетности, посещения банка) является отчет об использовании денежных средств, полученных на командировку или под отчет, а маршрутный лист с прилагаемыми к нему проездными билетами является подтверждающим документом к отчету.
Информационное Агентство «Финансовый Юрист»
www.financial-lawyer.ru
Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя должен оформляться на каждое транспортное средство, а если за данным грузовиком закреплено несколько водителей, то и на каждого водителя.
Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП
Реквизиты путевого листа грузового автомобиля ИП
Какой бланк путевого листа грузового автомобиля использовать ИП
Где найти образец путевого листа грузового автомобиля для ИП
Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП
Индивидуальные предприниматели - владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины. Один путевой лист может оформляться на срок от 1 до 30 суток.
Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.
Если ИП, владеющий авто, одновременно и водитель, он также обязан оформлять путевой лист на себя. В нем содержится вся необходимая информация о датах выполнения работ и преодоленном расстоянии. Эти данные необходимы для расчета стоимости оказанных транспортных услуг, зарплаты водителю и стоимости израсходованного топлива.
В случае остановки грузовика представителями ГИБДД водитель должен показать документы на груз - не только транспортно-сопроводительные, например, товарно-транспортную накладную, но и путевой лист.
При проверке трудовой инспекцией соблюдения предпринимателем норм трудового законодательства в отношении наемного персонала обязательно будут затребованы путевые листы, поскольку по ним можно отследить рабочий график водителя и установить корректность начисления зарплаты. Исходя из этих данных, будет видно, соблюдал ли предприниматель правила оплаты труда за сверхнормативный рабочий день (это актуально, если выполняются длительные рейсы).
Также путевой лист обязательно заинтересует проверяющих из налоговой. Изучив эти документы, они получат сведения о том, правильно ли была произведена калькуляция расходов на транспортировку.
Срок хранения путевого листа составляет 5 лет. Ответственность, если путевой лист будет составлен неверно, понесут солидарно ИП и водитель, хотя штрафные санкции применяются все же к предпринимателю.
Подробнее о сроках хранения таких первичных документов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?»
Реквизиты путевого листа грузового автомобиля ИП
Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/putevoj_list_gruzovogo_avtomobilya_individualnogo_predprinimatelya/
Путевой лист грузового автомобиля: для чего он применяется, виды, образец заполнения
Работа многих субъектов бизнеса связана с использованием в их деятельности транспортных средств. Законодательством устанавливается, что использование автотранспорта, независимо будь то собственного или привлеченного по договорам аренды, требует специального документального оформления. Рассмотрим каким образом составляется путевой лист грузового автомобиля в 2018 году.
Для чего необходимо составлять путевые листы
Если компания использует транспортные средства, то она должна организовать правильный учет показателей его работы.
Это необходимо не только для осуществления планирования затрат на его эксплуатацию, обоснованности налоговых расходов, но и для обеспечения безопасности машин как для работников компании, так и для третьих лиц.
Для этих целей субъекты могут разрабатывать и применять путевые листы, в которых отражается время работы транспорта, километраж, время простоев, количество перевезенного груза и т.д. Существуют рекомендованные Росстатом формы документов, которые подразделяются на два вида - 4-С и 4-П.
В путевом листе производятся отметки всех ответственных лиц, отвечающих за его безопасность, о допуске как самого автомобиля, так и водителя к работе. В данном бланке заправщик отражает количество топлива выданного на данную машину, а расчетчик определяет плановый и фактический его расход.
бухпроффи
Внимание ! В этом документ водитель отражает подробный путь следования автомобиля, с фиксацией точных адресов. Это позволяет руководству определить как исполняются порученные задания и доказать клиентам, что соответствующие услуги оказаны.
Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену. При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов.
Виды путевых листов для грузовых автомобилей
В зависимости от того, какие используются показатели для осуществления учета работы автомобиля, выделяют две разновидности путевых листов – 4-С и 4-П.
Форма 4-П
Путевой лист 4-П применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок.
К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако, при его применении существует ограничение. Такой путевой лист может оформляться, если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.
Форма 4-С
Используется для оформления работы транспортных средств чаще всего именно данная форма 4-С. Она позволяет учесть сдельные показатели применения автомобиля.
Такой путевой лист применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.
Путевой лист грузового автомобиля бланк 2018 скачать бесплатно
Образец заполнения путевого листа в 2018 году
По форме 4-П
Лицевая сторона
Такой путевой лист используется, если водителю начисляется зарплата согласно почасовой системы оплаты. Он предназначен только для двух рейсов, и для их фиксации на бланке находятся два отрывных купона, которые оформляются и передаются заказчикам.
Заполнение бланка необходимо начинать с верхней части. В правом углу проставляется штамп компании. Далее, необходимо указать серию и номер документа, и дату когда он составлялся.
В графах левой части бланка записываются данные об автомобиле и водителе. Сюда необходимо внести марку машины, ее гаражный и госномер, Ф.И.О. водителя и данные его водительского удостоверения. Следом располагаются графы, где можно указать данные о прицепах, работающих вместе с машиной - их марку, госномер и гаражный.
В следующую таблицу записывается задание водителю - название компании, в чье распоряжение он поступает, время прибытия и отъезда, количество часов работы и рейсов. Всего можно внести сведения о двух маршрутах.
Под таблицей диспетчер указывает количество топлива, которое нужно заправить в автомобиль, и подписью подтверждает допуск к рейсу. Ниже отметку о допуске делает врач.
Справа сведения в таблицы вносит диспетчер. В верхней он должен проставить данные о дне, месяце, часах и минутах по графику, километраж по спидометру, фактические показатели времени. Эти показатели нужно указать как о выезде, так и о возвращении.
В следующей таблице проставляются данные о движении горючего. Здесь необходимо записать его название, сколько было заправлено, остаток в баке при выезде и возвращении в гараж. Также здесь могут указываться данные о времени работы спецоборудования и двигателя в холостую.
Под табличкой подтверждающие подписи ставят заправщик, механик и диспетчер.
В нижней части расположены два отрезных купона. С этой стороны бланка их заполняет собственник транспорта. Здесь проставляются сведения о путевом листе, к которому они выписываются, показатели для расчета и их тарифные ставки. Внизу отрывного талона подводится стоимость оказанных услуг, после чего подписи ставят расчетчик и ответственное лицо.
Оборотная сторона
Оборотная сторона частично заполняется заказчиком перевозки. Она состоит из двух частей, заполнение каждой производится аналогично.
Сначала нужно указать название заказчика, дату и время прибытия и убытия, показатели спидометра в этот момент. Затем нужно проставить сведения о накладных, по которым перевозились грузы, количество рейсов, пункты маршрута.
Если были простои на линии, то их нужно занести в специальную таблицу, указав причины и даты начала и завершения.
В таблицу в нижней части заносятся показатели, используемые для расчета работы, и подводится общая стоимость по заказчику.
Под каждым расчетом ставят подписи расчетчик и лицо, отвечавшее за получение услуги.
Ниже находится вторая сторона отрезных талонов. Здесь данные также вносит заказчик услуги. Сюда нужно внести название владельца автомобиля, его марку и госномер, название заказчика, дату и время прибытия и убытия автомобиля, показания спидометра в каждый из этих моментов.
Ниже дублируются сведения о накладных. В завершение необходимо подвести итог числу накладных, числу рейсов, указать был ли задействован экспедитор при поездке.
По форме 4-С
Лицевая сторона
Этот путевой лист должен применяться при использовании сдельных показателей работы.
Несмотря на нововведения, они не потребовали изменения формы старого бланка. Его заполнение начинается с верхней части. В левом углу нужно поставить штампик организации, далее посередине записывается серия, номер документа и дата его оформления.
Правый блок граф заполняет диспетчер. Он записывает данные о запланированных дне, месяце, часах и минутах работы, показания спидометра, фактические данные о выезде. Все эти показатели указываются сначала на момент выезда из гаража, а затем на возвращение.
Далее идет таблица со сведения о движении горючего. Здесь нужно проставить марку горючего, сколько его было в баке при выезде и возвращении, сколько заправлено. Для корректного расчета расхода здесь также можно указать время, в течение которого двигатель работал на холостом ходу, либо было задействовано спецоборудование.
Под данными о движении горючего проставляют свои подписи заправщик, механик и диспетчер, подтверждая внесенные данные.
Следующая таблица занимает всю ширину документа. Здесь нужно указать куда отправляется автомобиль, время погрузки и разгрузки, название груза, километраж и тоннаж поездки и другие данные. Если планируется несколько рейсов за рабочий день, их все можно указать здесь в разных строках.
Нижняя часть предназначена для проставления подписей ответственными лицами. В левой части диспетчер указывает сколько нужно залить топлива автомобиль, подтверждает готовность автомобиля и водителя к работе. Ниже допуск к поездке ставит штатный медик.
В правой части есть пустые графы для прочих отметок ответственных лиц организации.
Оборотная сторона
Здесь должно быть указано:
- Пункты погрузки-разгрузки;
- Дата, часы и минуты погрузки и разгрузки;
- Сведения о работе прицепа;
- Данные о товарных документах, по которым перевозились грузы;
- Сведения и подпись ответственного лица от отправителя или получателя.
Если за день было выполнено несколько рейсов, то каждый нужно вносить в таблицу отдельной строкой.
Следующая таблица заполняется в случае, если по время рабочего дня были простои. Указываются причина, время начала и окончания, подпись ответственного лица.
Последняя таблица на этой стороне обобщает сведения о работе автомобиля и может использоваться для начисления зарплаты.
Здесь указываются:
- Данные о расходе горючего по норме и факту;
- Сведения о времени работы автомобиля и прицепа, с расшифровкой;
- Число рейсов и общий километраж;
- Тоннаж перевезенных грузов;
- Код начисления и сумма оплаты труда.
Под таблицей ставится подпись ответственного лица.
Порядок хранения документа
Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами - приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.
Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.
А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.
Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.
бухпроффи
Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором - 5 лет.
Ответственность и штрафные санкции
За неправильное оформление либо отсутствие путевого листа штраф могут налагать как ФНС, так и сотрудники ДПС.
Санкции за отсутствие у водителя документа указаны в КОАП. Поскольку за свой транспорт отвечает сам водитель, то за езду без путевки на него может быть выписан штраф 500 рублей.
Кроме этого, к ответственности могут привлечь должностное лицо компании, поскольку оно не обеспечило водителя документом. За это выписывается штраф в 20 тысяч руб. Если же наказание налагается непосредственно на организацию, то размер штрафа будет установлен в размере 100 тысяч руб.
Также штраф может быть выписан за неверное оформление бланка путевки. Если на нем нет отметки о проведении медосмотра, то выписывается штраф 30 тысяч руб. на саму компанию, и 5 тысяч руб. – на ответственное лицо. Такой же размер санкций накладывается и если не были соблюдены правила техосмотра.
В Кодексе оговаривается, что предприниматели несут равную с фирмами ответственность за нарушения с путевыми листами.
Помимо штрафов от ДПС, наличие путевых листов в составе документации компании будет проверять и налоговый орган. Их отсутствие либо потеря будет считаться нарушением правил учета доходов и расходов, с наложением штрафа в 10 тысяч руб.
бухпроффи
Важно! За несколько аналогичных нарушений в течение одного периода отчета размер санкций может быть увеличен до 30 тысяч руб. Если по причине потери путевых листов налоговая посчитает, что произошло занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от недоплаты.
Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-gruzovogo-avtomobilya.html
Работа с путевыми листами в 1С
Согласно общих правил работы с маршрутными документами, перед началом работы водитель получает путевой лист, согласно которому выполняет задание. После выполнения задания, водитель сдает путевой лист диспетчеру. Только после этого диспетчер имеет право выдать водителю новый путевой лист.
Как правило, документ выдается на один день или смену, но программа позволяет выписывать документы на месяц и на любой другой срок. В работе с программой мы так же будем придерживаться этого правила – выписывать новый путевой лист только после проведения предыдущего.
Условно разделим работу на 2 этапа.
1. Создание путевого листа, печать и выдача водителю
Рассмотрим на примере путевого листа грузового автомобиля (форма №4-С).
Создаем новый документ. Для этого перейдите в пункт «Путевые листы» > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)».
Для введения нового путевого листа в программу используйте кнопку «Создать», после чего откроется форма редактирования.
Организация и подразделения заполняются автоматически из значения по умолчанию (может быть указана в карточке ТС или константой), либо выбором, нажав.
Дата должна соответствовать дате выезда ТС из гаража.
Автомобиль выбираем из справочника, нажав. Если за автомобилем закреплен прицеп, то он автоматически заполнится в строке «Прицеп №1», либо выбрать соответствующий, нажав.
Заполняем строку «Водитель 1», нажав.
Дата и время выезда из гаража в блоке «Работа и ГСМ» заполняются автоматически и равна дате документа.
Показатели спидометра и ГСМ при выезде заполнятся автоматически из предыдущего путевого листа, или если на этот автомобиль были введены начальные данные.
При необходимости вы можете принудительно обновить остатки при выезде и пересчитать путевой лист. Это удобно при исправлении документов задним числом. Для группового пересчета используйте обработку «Пересчет ГСМ и Спидометра».
Можно выбрать любой ранее сохранный адрес, не обязательно принадлежащий выбранному заказчику.
На этом этапе можно распечатать путевой лист, поставить соответствующие подписи и выдать его водителю. Можно печатать с данными возврата и без.
После чего нажать. Документ запишется, но не будет проведен. Проводить будем на следующем этапе, после того как водитель вернет документ обратно. Оставлять документ не проведенным удобно ещё и потому, что сразу видно какие документы выданы, но не возвращены и не обработаны.
2. Получение путевого листа от водителя, заполнение фактическими данными и проведение
По окончании смены водитель сдает путевой лист, где у него будут заполнены: показатели спидометра и топлива при въезде в гараж, количество топлива, выданного по заправочному листу за этот день, ездки, количество перевезенного груза. Эти данные нам необходимы для правильного расчета топлива по норме.
Для этого заходим в пункт «Путевые листы» > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)» или «Путевые листы (все)», находим путевой лист, открываем и заполняем все недостающие данные: дату и время при въезде в гараж, «нулевой пробег» (если известно, сколько км ТС двигалось без груза), выдано ГСМ, табличную часть, а именно, для точного расчета расхода ГМС по норме нужно заполнить графы, где пробег за все ездки.
Поправочный коэффициент (D) заполняется либо автоматически из автомобиля (если при вводе в справочнике «Транспортные средства» этот коэффициент был учтен), либо в ручную руководствуясь разделом 2 п. 5, п.6 методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте или спецификацией ТС.
Когда табличная часть будет заполнена, то показатель спидометра «на конец дня» заполнится автоматически.
Для автобусов, самосвалов, специальных автомобилей нужно заполнить «Т-Количество работы спец. оборудования».
Если все данные внесены верно, то автоматически рассчитается расход по норме, который может соответствовать или не соответствовать фактическому расходу ГСМ.
Если нужно, чтобы фактический расход был равен расходу по норме, можно нажать кнопку «=», либо установить вручную.
Вкладка «Топливо» заполняется автоматически, заглядывать в неё имеет смысл только если ТС использует несколько видов топлива. На этой вкладке, при необходимости можно вручную отредактировать «фактический расход» и «выдано» по конкретному виду топлива. Подробнее о работе с несколькими видами топлива.
Иногда возникает необходимость списать топливо датой возвращения (например, если путевой лист выдан на длительный срок и переходит на другой месяц). В этом случае установите галочку «Провести датой возврата» на вкладке топливо. Следующий путевой лист должен быть позже даты возврата, чтобы не нарушалась последовательность.
Если путевой лист был создан на основании «Заявок» на перевозку, то на вкладки «Заявки» вы можете просмотреть список этих заявок. Подробнее о работе с заявками.
Если пробег между адресами не известен, вы можете загрузить его из бесплатного он-лайн сервиса. Подробнее о автоматическом заполнении пробега.
Если на ваших ТС установлена одна из поддерживаемых систем мониторинга транспорта, вы можете загрузить данные по пробегу и маршруту из этой системы в путевой лист. Подробнее о настройке модуля «Мониторинг».
На этом создание путевого листа завершено. Записываем и проводим. Печатаем при необходимости.
Скачать бланк маршрутного листа
Маршрутный лист — это документ, регламентирующий маршрут доставки товаров клиентам. Данный документ применяется водителями, торговыми представителями, курьерами, почтальонами и людьми с другими профессиями, выполняющими доставку товаров по нескольким точкам за один день.
Таблица маршрутного листа не только позволяет посмотреть адрес следующего прибытия, но и существенно облегчает работу трудящегося. В нём содержится ряд полезных элементов, которые не нужно держать в голове.
Если грамотно заполнять все имеющиеся ячейки, в конце рабочего дня, недели и месяца можно провести анализ проделанной работы и оптимизировать её с целью уменьшения затрат и увеличения прибыли.
Бланк маршрутного листа скачать:
Описание таблицы
Бланк маршрутного листа не является обязательным и официальным документом. Поэтому он может быть изменен на усмотрение каждого руководителя компании. Мы же не рекомендуем что-либо убирать, а также добавлять большое количество пунктов — это усложнит процесс заполнения и добавит ошибок.
Ежедневно на завтрашний день маршрут заполняется логистом или самим представителем в зависимости от специфики работы. Маршрут может быть составлен и ранее в соответствии с запросами клиентов, но вечером предыдущего дня его нужно распечатать и проверить, исправив ошибки.
Важно! Документ с заполненными пунктами распечатывается и передаётся сотруднику, который будет совершать доставки. По итогу дня маршрутный лист с подписью водителя возвращается в офис и отправляется в архив — папку «Маршрутные листы» соответствующего месяца. Все бланки собираются в одном месте и по порядку, чтобы в случае возникновения вопросов можно было восстановить нужную информацию.
Для удобства работы на компьютере, документ имеет разделение по дням внизу каждой страницы, что позволяет ежедневно заполнять новую страницу, не удаляя информации с текущей. В конце месяца можно новый бланк маршрутного листа скачать заново, а заполненный сохранить с указанием названия месяца — информация о совершенных доставках может пригодиться в будущем.
Заполнение маршрутного листа
Перед выездом на маршрут должны быть заполнены следующие пункты:
- Водитель — фамилия и инициалы
- Дата — день совершения доставок
- Показания в начале маршрута — пробег автомобиля перед выездом
- Остаток топлива — количество горючего, имеющееся в бензобаке на момент начала работы
- Ответственный — человек, который поставил в таблицу данный адрес (заполняется, если в один маршрутный лист имеют доступ и устанавливают доставки разные люди)
- Авто — марка автомобиля, госномер
- № чека — порядковый номер заказа
- Адрес доставки, предварительное время, условия — куда везти и во сколько примерно нужно там быть (лучше просто «до обеда» или «после обеда»)
- Сумма доставки, подъём — стоимость услуг, если таковые требуются и оплачены
- Примечания , если такие имеются
Водитель в течение рабочего дня самостоятельно заполняет в маршрутном листе:
- Время и километраж прибытия и убытия с точки
- Общий пробег в конце дня
- Остаток топлива и показания счётчика пробега (км)
- Прочие отметки , несоответствия, спорные ситуации
Бланк маршрутного листа — не единственный документ, который должен иметь при себе доставщик. Он также должен иметь распечатанные товарные чеки или накладные , в которых будут расписываться и ставить печать получатели грузов. Все товарные чеки в конце рабочего дня (или утром при получении нового маршрутного листа) водитель сдаёт логисту (офис-менеджеру), который также архивирует их в отдельную папку.
На многих предприятиях существуют служебные поездки , которые могут быть постоянными и связанными напрямую с работой. В таких случаях обязательно оформляется маршрутный лист, в котором содержится вся информация , касательная разработанного для работника маршрута.
Чаще всего разъездная работа необходима с целью сбыта какого-либо товара, изучения состояния спроса или, наоборот, решения вопроса покупки. Исходя из этого, у маршрутного листа имеются следующие цели
:
- планирование маршрута, правильное распределение последовательности остановочных пунктов, затрачивая меньше времени и меньший объем топлива;
- наглядный отчет о проделанной работе, о том, какой объем удалось выполнить за поставленный срок;
- отчет о том, сколько было потрачено ГСМ, какое расстояние проделал автомобиль, в каком количестве и что именно за товар был отпущен.
Для чего нужен
Исходя из целей маршрутного листа, можно сделать вывод о том, что он необходим для того, чтобы правильно планировать служебную поездку и составлять путь. Также, для водителя он является некой шпаргалкой , в которой указано, на какой адрес и что необходимо доставить.
Кроме этого, бухгалтерии и руководству требуется маршрутный лист в качестве отчета того, куда пошли денежные средства, выделенные на горюче-смазочные материалы . А в случаях поломок или аварии, он сможет являться доказательством того, что водитель действительно совершил поездку по определенным адресам.
Если сотрудником, для служебных разъездов, используется свой личный транспорт, то с предъявлением маршрутного листа ему должны возместить расход на обслуживание транспорта.
Порядок заполнения основных разделов
Хоть маршрутный лист и является обязательным документом, единственной унифицированной формы его бланка не существует . Каждая организация сама разрабатывает удобную для себя форму, которую устанавливает в своей учетной политике. Главное, чтобы на ней было присутствие всех необходимых данных.
Обязательными реквизитами являются:
- номер и дата документа;
- данные о сотруднике;
- информация об автомобиле;
- данные маршрута.
Маршрутный лист составляется в двух экземплярах , один их которых остается у самого сотрудника, а второй идет в отчетность бухгалтеру. Данный документ не обязателен к заверению печатью .
В заполнении маршрутного листа нет ничего сложного, он состоит из шапки и табличной части, в которых имеются все указания:
- Первой строчкой является наименование документа и его порядковый номер.
- Далее записывается полные фамилия, имя и отчество водителя.
- Заполняется информация об автомобиле.
- На основании чего совершается данная поездка.
После оформления шапки можно приступать к таблице, часть которой заполняется сразу, а вторая половина — во время поездки. Сама таблица состоит из нескольких колонок, в которых должна содержаться следующая информация :
- порядковый номер позиции;
- дата совершения поездки по данному пункту назначения;
- информация о месте прибытия, наименование организации, адрес получателя;
- отметка о времени прибытия, ставится по факту приезда;
- отметка о времени выбытия из пункта, также ставится по факту уезда;
- наименование товара или оказываемой услуги, которая является целью поездки;
- сумма в рублях, если речь касается о каком-либо товаре;
- документ-основание, подтверждающее приобретение товара или услуги, чаще всего это номер товарного чека;
- роспись принимающей стороны, которая подтверждает правдивость всего написанного.
После таблицы, по окончании всех поездок, ставится личная роспись водителя, а также бухгалтера, принявшего его.
|
Маршрутный лист №4 Водитель: Горяйнов Владимир Викторович Автомобиль: Газель №АТ211Х Основание: Служебная поездка для доставки товара по заявкам. |
||||||||
| № п/п | Дата | Данные о месте прибытия | Время прибытия | Время убытия | Наименование товара | Сумма, в рублях | Основание | Роспись получателя |
| 6 | 01.02.2017г. | г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 8, кв. 60
7 952 698 21 54 |
стиральная машина Бош 5684 | 12 990 | Товарный чек №ИН1235/123 | |||
| 7 | 01.02.2017г. | ООО «Велес»
г. Екатеринбург, ул. Сапожников, д. 12 7 900 203 18 23 |
принтер-ксерокс-копир Адвер 32 | 23 460 | Товарный чек №ИН8561/984 | |||
| 8 | 01.02.2017г. | г. Екатеринбург, ул. Береговая, д. 11, кв. 30
7 952 630 19 04 |
холодильник Индезит Т-1300 | 36 590 | Товарный чек №ИН7413/951 | |||
| Маршрутный лист сдал водитель Горяйнов В.В.
Маршрутный лист принял бухгалтер Баранова О.А. |
||||||||
Предоставление в бухгалтерию
После того как все поездки, намеченные в маршрутном листе, были совершены, один его экземпляр необходимо сдать в бухгалтерию для подтверждения всех действий.
В дополнение к маршрутному листу необходимо приложить следующие документы :
- приказ руководителя, на основании которого разрешена служебная поездка, какие ее цели и согласование о возмещении расходов;
- подтверждающие затраты, это могут быть чеки с автозаправочных станций;
- проездные билеты, если таковые имеются.
После того как бухгалтер произведет расчет расходов, проверит правильность всех предоставленных ему документов и их подлинность, он передает их на ознакомление руководителю .
Как только руководитель подпишет все бланки и даст свое согласие, водитель может пройти в кассу предприятия и получить возмещения или же дождаться его вместе с заработной платой.
Хранятся проверенные маршрутные листы у ответственного лица
, чаще всего это бухгалтер. Все документы, по порядку, он аккуратно складывает в отдельную папку и убирает на свое место.
Ежеквартально, если работа водителя осуществляется несколько раз в неделю, и бумаг накапливается достаточное количество, их можно сшивать в один большой отчет и убирать в архив организации.
Минимальный срок хранения маршрутных листов составляет 5 лет . В зависимости от некоторых обстоятельств, таких как осуществление работы во вредных или тяжелых условиях, перевоз опасного груза, срок увеличивается до 75 лет в общем.
Как только срок давности документов истекает, организацией составляется специальный акт на уничтожение документов, после чего они специальным образом утилизируются.
Отличие от путевого
Несмотря на схожесть, это два разных документа , они имеют различия:
- Путевой лист содержит унифицированную форму, его бланк не поддается изменениям и используется всеми организациями одинаково.
- В путевом листе содержится намного больше точной информации: данные водительского удостоверения, регистрационный номер автомобиля, разрешение на движение от механика, количество горючего до выезда из гаража и после заезда, и многое другое.
- Маршрутный не является обязательным к сдаче, он может быть затребован при необходимости, в то время как путевой лист строго необходим во время служебных поездок и командировок, кроме того, он является бланком строгой отчетности.
- Маршрутный лист обычно оформляется при работе, связанной с развозом товара, курьерской службой, действиями торговых представителей и т.д. Путевой же лист оформляется и при совершении поездки на служебном транспорте, во время командировок и представительских поездок, именно он служит подтверждающим документом для авансового отчета.
- Если маршрутный лист имеет минимальный срок хранения, то путевой должен быть сохранен в течение всех 75 лет.
Для торгового представителя
Торговому представителю как никому необходим маршрутный лист, так как в силу своей должности он должен много ездить и посещать большое количество точек . Маршрут должен быть продуман тщательно, исходя из расстояния между точками, удаленности их от офиса или дома, от времени их работы.
В маршрутный лист торгового представителя входят такие данные, как:
- фамилия, имя, отчество работника;
- город его деятельности;
- дата совершения поездок;
- цель визита;
- наименование торговых точек;
- фактический адрес их расположения;
- номер телефона клиента, адрес электронной почты;
- время входа в торговую точку;
- время выхода с торговой точки;
- подпись клиента.
|
Маршрутный лист торгового представителя ФИО: Крестьянская Людмила Викторовна Город: Екатеринбург Дата: 06.09.2017г. Цель: ознакомление продуктовых магазинов Ленинского района с ассортиментом колбасных изделий фирмы Кудесница |
||||||
| № п/п | Наименование торговой точки | Фактический адрес | Номер телефона, e-mail | Время приезда | Время выезда | Подпись клиента |
| 1 | Продуктовый магазин «Верба» | ул. Пирогова, д. 3 | 8 965 845 32 96 | |||
| 2 | Супермаркет «Удача» | ул. Астраханская, д. 17 | 8 951 632 78 54, udacha@yaya | |||
| 3 | Продуктовый магазин «Хороший» | ул. Маршала Рыбалко, д. 1 | 8 953 654 78 23 horosho@yaya | |||
| 4 | Гипермаркет «Выбор» | ул. Волгодонская, д. 26 | 8 987 963 45 63 | |||
| 5 | Магазин полуфабрикатов «Надежда» | ул. Комсомольская, д. 34 | 8 900 321 45 89 | |||
У маршрутного листа торгового представителя есть четкие цели :
- Исполнять роль гида, указывать куда ехать и в какой последовательности.
- Служить отчетом для возмещения расходов на бензин, так как торговые представители чаще всего пользуются своим личным транспортом и ездят не только по своему городу, но и по области.
- Выявить работоспособность сотрудника, поощрить его в случае большого объема выполненной работы.
Для водителя
Совершать поездки по служебной надобности могут не только курьеры или торговые представители, получить такое распоряжение могут и водители предприятия для перевозки какого-либо служебного груза . Чаще всего это бывают водители грузовых автомобилей, которые получили распоряжение развести какой либо материал по складам и участкам.
В подобной ситуации, на основании приказа руководителя, выписывается маршрутный лист со всеми необходимыми реквизитами и адресами складов.
|
Маршрутный лист №2 Водитель: Леонтьев В.Н. Автомобиль: ГАЗ 52 Основание: передача сырья для изготовления продукции на производственные подразделения |
|||||||
| № п/п | Дата | Наименование получателя | Адрес получателя | Время осуществления доставки | Наименование груза | Основание | Подпись ответственного лица |
| 1 | 12.07.2017г. | Склад №2 | Скобы металлические, 4 кг | ||||
| 2 | 12.07.2017г. | Склад №2 | г. Воронеж, ул. Садовая, д. 4 | Уголки металлические, 4 кг | Накладная М-15 №6 от 12.07.2017г. | ||
| 3 | 12.07.2017г. | Склад №3 | г. Воронеж, ул. Нагорная, д. 2 | Фанера, 50 м | Накладная М-15 №7 от 12.07.2017г. | ||
Подкрепляется маршрутный лист накладной на передачу материалов на сторону , на основании которой и разрешено совершать развоз.
При командировках и служебных поездках
Служебные командировки и поездки не являются редкостью, особенно в крупных организациях или тех, кто имеет подразделения или партнеров в других городах. Сотруднику на время поездки выдаются денежные средства, которые должны пойти на проживание, питание и оплату проезда.
Если цель командировки носит более курьерский характер, и нужно отвести товар в другой город, или служебная поездка имеет конечную цель в этом же населенном пункте и не продлится долго, оформляется маршрутный лист .
Если же командировка имеет более деловое направление и рассчитана на долгий путь, в таком случае лучше оформить путевой лист, который подробнее покажет о всех расходах на топливо. Кроме того, в нем имеется больше дополнительной информации о состоянии автомобиля.
Не стоит думать, что маршрутный лист является не таким важным документом, наоборот, он несет в себе полезную информацию, которая может пригодиться при возникновении каких-либо спорных вопросов. По этой причине нужно внимательно относиться к оформлению и хранению данного документа, ведь речь может пойти о собственных деньгах и личном транспорте.
Подробности оформления для торгового представителя — в данном видео.