Проблема нехватки денег актуальна для большинства современных семей. Многие буквально мечтают о том, чтобы расплатиться с долгами и начать новую финансовую жизнь. В условиях кризиса бремя маленькой зарплаты, кредитов и долгов, затрагивает почти все семьи без исключения. Именно поэтому люди стремятся контролировать свои расходы. Суть экономии расходов не в том, что люди жадные, а в том, чтобы обрести финансовую стабильность и взглянуть на свой бюджет трезво и беспристрастно.

Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.

Главный враг на пути финансового контроля – это лень. Люди сначала загораются идеей контролировать семейный бюджет, а потом быстро остывают и теряют интерес к своим финансам. Чтобы избежать подобного эффекта, требуется обзавестись новой привычной – контролировать свои расходы постоянно. Самый трудный период – это первый месяц. Потом контроль входит в привычку, и вы продолжаете действовать автоматически. К тому же плоды своих «трудов» вы увидите сразу – ваши расходы удивительным образом сократятся. Вы лично убедиться в том, что некоторые траты были лишними и от них без вреда для семьи можно отказаться.

Опрос: Таблицы Excel достаточно для контроля семейного бюджета?

Учет расходов и доходов семьи в таблице Excel

Если вы новичок в деле составления семейного бюджета, то прежде чем использовать мощные и платные инструменты для ведения домашней бухгалтерии, попробуйте вести бюджет семьи в простой таблице Excel. Польза такого решения очевидна – вы не тратите деньги на программы, и пробуете свои силы в деле контроля финансов. С другой стороны, если вы купили программу, то это будет вас стимулировать – раз потратили деньги, значит нужно вести учет.

Начинать составления семейного бюджета лучше в простой таблице, в которой вам все понятно. Со временем можно усложнять и дополнять ее.

Читайте также:

Здесь мы видим три раздела: доходы, расходы и отчет. В разделе «расходы» мы ввели вышеуказанные категории. Около каждой категории находится ячейка, содержащая суммарный расход за месяц (сумма всех дней справа). В области «дни месяца» вводятся ежедневные траты. Фактически это полный отчет за месяц по расходам вашего семейного бюджета. Данная таблица дает следующую информацию: расходы за каждый день, за каждую неделю, за месяц, а также итоговые расходы по каждой категории.

Что касается формул, которые использованы в этой таблице, то они очень простые. Например, суммарный расход по категории «автомобиль» вычисляется по формуле =СУММ(F14:AJ14) . То есть это сумма за все дни по строке номер 14. Сумма расходов за день рассчитывается так: =СУММ(F14:F25) – суммируются все цифры в столбце F c 14-й по 25-ю строку.

Аналогичным образом устроен раздел «доходы». В этой таблице есть категории доходов бюджета и сумма, которая ей соответствует. В ячейке «итог» сумма всех категорий (=СУММ(E5:E8) ) в столбце Е с 5-й по 8-ю строку. Раздел «отчет» устроен еще проще. Здесь дублируется информация из ячеек E9 и F28. Сальдо (доход минус расход) – это разница между этими ячейками.

Теперь давайте усложним нашу таблицу расходов. Введем новые столбцы «план расхода» и «отклонение» (скачать таблицу расходов и доходов). Это нужно для более точного планирования бюджета семьи. Например, вы знаете, что затраты на автомобиль обычно составляют 5000 руб/мес, а квартплата равна 3000 руб/мес. Если нам заранее известны расходы, то мы можем составить бюджет на месяц или даже на год.

Зная свои ежемесячные расходы и доходы, можно планировать крупные покупки. Например, доходы семьи 70 000 руб/мес, а расходы 50 000 руб/мес. Значит, каждый месяц вы можете откладывать 20 000 руб. А через год вы будете обладателем крупной суммы – 240 000 рублей.

Таким образом, столбцы «план расхода» и «отклонение» нужны для долговременного планирования бюджета. Если значение в столбце «отклонение» отрицательное (подсвечено красным), то вы отклонились от плана. Отклонение рассчитывается по формуле =F14-E14 (то есть разница между планом и фактическими расходами по категории).

Как быть, если в какой-то месяц вы отклонились от плана? Если отклонение незначительное, то в следующем месяце нужно постараться сэкономить на данной категории. Например, в нашей таблице в категории «одежда и косметика» есть отклонение на -3950 руб. Значит, в следующем месяце желательно потратить на эту группу товаров 2050 рублей (6000 минус 3950). Тогда в среднем за два месяца у вас не будет отклонения от плана: (2050 + 9950) / 2 = 12000 / 2 = 6000.

Используя наши данные из таблицы расходов, построим отчет по затратам в виде диаграммы.

Аналогично строим отчет по доходам семейного бюджета.

Польза этих отчетов очевидна. Во-первых, мы получаем визуальное представление о бюджете, а во-вторых, можно проследить долю каждой категории в процентах. В нашем случае самые затратные статьи – «одежда и косметика» (19%), «продукты питания» (15%) и «кредит» (15%).

В программе Excel есть готовые шаблоны, которые позволяют в два клика создать нужные таблицы. Если зайти в меню «Файл» и выбрать пункт «Создать», то программа предложит вам создать готовый проект на базе имеющихся шаблонов. К нашей теме относятся следующие шаблоны: «Типовой семейный бюджет», «Семейный бюджет (месячный)», «Простой бюджет расходов», «Личный бюджет», «Полумесячный домашний бюджет», «Бюджет студента на месяц», «Калькулятор личных расходов».

Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета

Бесплатно скачать готовые таблицы Excel можно по этим ссылкам:

Первые две таблицы рассмотрены в данной статье. Третья таблица подробно описана в статье про домашнюю бухгалтерию . Четвертая подборка – это архив, содержащий стандартные шаблоны из табличного процессора Excel.

Попробуйте загрузить и поработать с каждой таблицей. Рассмотрев все шаблоны, вы наверняка найдете таблицу, которая подходит именно для вашего семейного бюджета.

Таблицы Excel против программы «Домашняя бухгалтерия»: что выбрать?

У каждого способа ведения домашней бухгалтерии есть свои достоинства и недостатки. Если вы никогда не вели домашнюю бухгалтерию и слабо владеете компьютером, то лучше начинать учет финансов при помощи обычной тетради. Заносите в нее в произвольной форме все расходы и доходы, а в конце месяца берете калькулятор и сводите дебет с кредитом.

Если уровень ваших знаний позволяет пользоваться табличным процессором Excel или аналогичной программой, то смело скачивайте шаблоны таблиц домашнего бюджета и начинайте учет в электронном виде.

Когда функционал таблиц вас уже не устраивает, можно использовать специализированные программы. Начните с самого простого софта для ведения личной бухгалтерии, а уже потом, когда получите реальный опыт, можно приобрести полноценную программу для ПК или для смартфона. Более детальную информацию о программах учета финансов можно посмотреть в следующих статьях:

Плюсы использования таблиц Excel очевидны. Это простое, понятное и бесплатное решение. Также есть возможность получить дополнительные навыки работы с табличным процессором. К минусам можно отнести низкую производительность, слабую наглядность, а также ограниченный функционал.

У специализированных программ ведения семейного бюджета есть только один минус – почти весь нормальный софт является платным. Тут актуален лишь один вопрос – какая программа самая качественная и дешевая? Плюсы у программ такие: высокое быстродействие, наглядное представление данных, множество отчетов, техническая поддержка со стороны разработчика, бесплатное обновление.

Если вы хотите попробовать свои силы в сфере планирования семейного бюджета, но при этом не готовы платить деньги, то скачивайте бесплатно и приступайте к делу. Если у вас уже есть опыт в области домашней бухгалтерии, и вы хотите использовать более совершенные инструменты, то рекомендуем установить простую и недорогую программу под названием Экономка . Рассмотрим основы ведение личной бухгалтерии при помощи «Экономки».

Ведение домашней бухгалтерии в программе «Экономка»

Подробное описание программы можно посмотреть на этой странице . Функционал «Экономки» устроен просто: есть два главных раздела: доходы и расходы.

Аналогичным образом устроен раздел «Доходы». Счета пользователей настраиваются в разделе «Пользователи». Вы можете добавить любое количество счетов в разной валюте. Например, один счет может быть рублевым, второй долларовым, третий в Евро и т.п. Принцип работы программы прост – когда вы добавляете расходную операцию, то деньги списываются с выбранного счета, а когда доходную, то деньги наоборот зачисляются на счет.

Чтобы построить отчет, нужно в разделе «Отчеты» выбрать тип отчета, указать временной интервал (если нужно) и нажать кнопку «Построить».

Как видите, все просто! Программа самостоятельно построит отчеты и укажет вам на самые затратные статьи расходов. Используя отчеты и таблицу расходов, вы сможете более эффективно управлять своим семейным бюджетом.

Видео на тему семейного бюджета в Excel

На просторах интернета есть немало видеороликов, посвященных вопросам семейного бюджета. Главное, чтобы вы не только смотрели, читали и слушали, но и на практике применяли полученные знания. Контролируя свой бюджет, вы сокращаете лишние расходы и увеличиваете накопления.

План поступления и расходования денежных средств разрабатывается на предстоящий год в помесячном разрезе с тем, чтобы обеспечить учет сезонных колебаний денежных потоков предприятия. Он составляется по отдельным видам хозяйственной деятельности и по предприятию в целом. Учитывая, что ряд исходных предпосылок разработки этого плана носят слабопрогнозируемый характер, он составляется обычно в вариантах - "оптимистическом", "реалистическом" и "пессимистическом" Кроме того, разработка этого плана носит многовариантный характер и по используемым методам расчета отдельных его показателей.

Основной целью разработки плана поступления и расходования денежных средств является прогнозирование во времени валового и чистого денежных потоков предприятия в разрезе отдельных видов его хозяйственной деятельности и обеспечение постоянной платежеспособности на всех этапах планового периода.

План поступления и расходования денежных средств разрабатывается на предприятии в такой последовательности:

На первом этапе прогнозируется поступление и расходование денежных средств по операционной деятельности предприятия, так как ряд результативных показателей этого плана служат исходной предпосылкой разработки других составных его частей.

На втором этапе разрабатываются плановые показатели поступления и расходования денежных средств по инвестиционной деятельности предприятия (с учетом чистого денежного потока по операционной его деятельности).

На третьем этапе рассчитываются плановые показатели поступления и расходования денежных средств по финансовой деятельности предприятия, которая призвана обеспечить источники внешнего финансирования операционной и инвестиционной его деятельности в предстоящем периоде.

На четвертом этапе прогнозируются валовой и чистый денежные потоки, а также динамика остатков денежных средств по предприятию в целом.

I. Прогнозирование поступления и расходования денежных средств по операционной деятельности предприятия осуществляется двумя основными способами:

1) исходя из планируемого объема реализации продукции;

2) исходя из планируемой целевой суммы чистой прибыли.

1. При прогнозировании поступления и расходования денежных средств по операционной деятельности исходя из планируемого объема реализации продукции расчет отдельных показателей плана осуществляется в такой последовательности.

Определение планового объема реализации продукции базируется на разработанной производственной программе (плане производства продукции), учитывающей потенциал соответствующего товарного рынка.

Такой подход позволяет увязывать плановый объем реализации продукции с ресурсным потенциалом предприятия и уровнем его использования, а также емкостью соответствующего товарного рынка. Базовым показателем расчета плановой суммы реализации продукции выступает в этом случае планируемый объем производства товарной продукции.

Из наиболее трудоемких этапов прогнозирования денежных потоков предприятия. В его основе лежит калькулирование себестоимости отдельных видов продукции (производственной и полной). В состав плановой себестоимости конкретного вида продукции включаются все прямые и непрямые затраты на ее производство и реализацию. В наиболее общем виде плановая сумма совокупных операционных затрат предприятия может быть представлена следующим расчетным алгоритмом:

2. При прогнозировании поступления и расходования денежных средств по операционной деятельности исходя из планируемой целевой суммы чистой прибыли расчет отдельных показателей плана осуществляется в такой последовательности.

Определение плановой целевой суммы чистой прибыли предприятия представляет собой наиболее сложный этап в системе прогнозных расчетов денежных потоков

Целевая сумма чистой прибыли представляет собой плановую потребность в финансовых ресурсах, формируемых за счет этого источника, обеспечивающую реализацию целей развития предприятия в предстоящем периоде.

Результаты прогнозных расчетов целевой суммы чистой прибыли предприятия в разрезе перечисленных элементов позволяют не только сформировать исходную базу планирования его денежных потоков, но и определить внутренние пропорции предстоящего ее использования.

Определение плановой суммы операционных затрат по производству и реализации продукции при этом методе прогнозирования носит обобщенный характер, так как предполагает, что производственная программа под целевую сумму прибыли еще не сформирована.

Расчет плановой суммы чистого денежного потока основывается на ранее рассмотренных алгоритмах. Этот показатель может быть определен путем суммирования целевой суммы чистой прибыли и амортизационных отчислений или как разность между суммой поступления и расходования денежных средств в планируемом периоде.

II. Прогнозирование поступления и расходования денежных средств по инвестиционной деятельности осуществляется методом прямого счета. Основой осуществления этих расчетов являются:

1. Программа реального инвестирования, характеризующая объем вложения денежных средств в разрезе отдельных осуществляемых или намечаемых к реализации инвестиционных проектов.

2. Проектируемый к формированию портфель долгосрочных финансовых инвестиций. Если такой портфель на предприятии уже сформирован, то определяется необходимая сумма денежных средств для обеспечения его прироста или объем реализации инструментов долгосрочных финансовых инвестиций.

3. Предполагаемая сумма поступления денежных средств от реализации основных средств и нематериальных активов. В основу этого расчета должен быть положен план их обновления.

4. Прогнозируемый размер инвестиционной прибыли. Так как прибыль от завершенных реальных инвестиционных проектов, вступивших в стадию эксплуатации, показывается в составе операционной прибыли предприятия, в этом разделе прогнозируется размер прибыли только по долгосрочным финансовым инвестициям - Дивидендам и процентам к получению.

5. Суммы предусмотренных к выплате в плановом периоде основного долга по долгосрочным и краткосрочным финансовым кредитам и займам. Расчет этих показателей осуществляется на основе конкретных кредитных договоров предприятия с банками или другими финансовыми институтами (в соответствии с условиями амортизации основного долга).

6. Предполагаемый объем дивидендных выплат акционерам (процентов на паевой капитал). В основе этого расчета лежит планируемая сумма чистой прибыли предприятия и осуществляемая им дивидендная политика.Расчеты обобщаются в разрезе позиций, предусмотренных стандартом отчета о движении денежных средств предприятия по финансовой деятельности.

Результаты расчетов поступления и расходования денежных средств в разрезе основных видов деятельности и по предприятию в целом рекомендуется обобщать в следующей плановой форме.

Шаблоны Excel для контроля расходов играют важную роль в бухгалтерском учете, потому что они помогают быть в курсе финансового состояния. Эти
не только служат для контроля финансов предприятия , но и для контроля личных расходов . Таким образом, благодаря реестру расходов и доходов в расчётных листах мы можем ежедневно вести учёт семейного бюджета и предприятия. Помимо этого, он служит в качестве дополнения для расчета .

Как контролировать расходы в Excel

Для того чтобы контролировать расходы в Excel , нужно регистрировать в расчётных листах расходы и доходы, а затем взять разницу между ними с помощью функций Excel. Это позволяет видеть движения прихода и ухода денежных средств . Помимо этого мы можем рассчитать и спланировать последующие действия в зависимости от финанасового состояния, поскольку с помощью расчётного листа расходов и доходов мы имеем возможность также знать, хорошо ли мы управляем нашим капиталом и нужно ли изменить наш образ действий, так как разница может быть положительной или отрицательной.

Контроль расходов в Excel для скачивания

Нет необходимости уметь пользоваться программой Excel для того чтобы контролировать расходы, так как есть несколько вариантов образцов расчётных листов для бесплатного скачивания, среди которых:

• Шаблоны Excel для ежедневных расходов
• Шаблоны Excel для расходов и доходов компании
• Шаблоны Excel для контроля личных расходов

Документ «План расходования денежных средств» является основным инструментом оперативного планирования платежей поставщикам, а также иных видов платежей: налоговых, выплат заработной платы сотрудникам, выдачи подотчетных сумм и т.п. Данный документ используется для отражения в программе запланированных сумм выплат, производимых наличными и безналичными денежными средствами, и служит источником данных для планирования расходной части платежного календаря компании.

Описание формы документа

Форма документа содержит реквизиты, необходимые для отражения в платежном календаре запланированных платежей предприятия поставщикам, и имеет следующий вид:

Форма документа "План расходования денежных средств"

При заполнении формы документа необходимо указать:

• Дата платежа - на дату, указанную в данном реквизите, будет запланирован платеж в расходной части платежного календаря предприятия;
• Вид денежных средств . При планировании поступления денежных средств на расчетные счета организации реквизит принимает значение «Безналичные», в кассу организации - «Наличные». При вводе нового документа реквизит принимает значение «Безналичные». Реквизит является обязательным для заполнения и влияет на доступность реквизита "Расчетный счет";
• Операция - данный реквизит определяет вид планируемого платежа и принимает значения содержащиеся в классификаторе видов денежных потоков;
• Статья ДДС - статья движения денежных средств согласно принятого в организации классификатора статей движения денежных средств. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Организация - указывается организация, планирующая расход денежных. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение «Основной организации» из персональных настроек пользователя. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Ответственный – указывается сотрудник организации, отвечающий за работу с получателем. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение текущего пользователя информационной базы программы. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Контрагент - юридическое или физическое лицо, получатель платежа.
• Договор - договор с контрагентом, в рамках которого должен быть осуществлен платеж;
• Сумма - сумма планируемого платежа;
• Валюта - валюта денежных средств. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение Основной валюты, указанной в настройках системы;
• Основание – строка, содержащая дополнительную информацию о планируемом платеже (счет, накладная, акт выполненных работ и т.п.). При планировании платежа на основании первичных документов поставщика, значение реквизита заполняется автоматически;
• Комментарий - предназначен для ввода любой дополнительной информации.

Описание работы с документом планирование платежей

Полный список документов "План расходования денежных средств" доступен пользователям в журнале запланированных платежей , который позволяет вводить новые документы, а также контролировать исполнение и корректировать ранее созданные планы. Помимо этого инструмента система платежного календаря предоставляет пользователям ряд дополнительных инструментов, значительно повышающих удобство, скорость и эффективность планирования платежей:

• Интерфейс "Планирование платежей" - является основным инструментом, обеспечивающим планирование платежей. Данный интерфейс включает в себя сводный платежный календарь, который позволяет планировать расходы с учетом как имеющихся в наличии денежных средств, так и ранее запланированных платежей и поступлений. Помимо этого интерфейс предоставляет пользователю информацию о текущей кредиторской задолженности и данные о об утвержденных заявках на платежи.
• Помощник планирования платежей на основании документов поставщиков - данный инструмент удобно использовать в ситуациях, когда оплата поставщику производится после факта получения товаров или услуг. Данный инструмент обеспечивает выборку и основной информационной базы всех первичных документов и предоставляет возможность запланировать оплату на основании конкретного документа, а так же сформированных заявок на платежи . При вводе плана таким способом происходит автоматическое заполнение реквизитов формы на основании данных, содержащихся в первичном документе (накладная, акт выполненных работ и т.п.). При этом в поле "Основание" будет сформировано текстовое представление документа-основания, а его форма будет доступна для просмотра по кнопке "Изменить", расположенной непосредственного над этим полем.
• Помощник планирования периодических платежей поставщику - этот помощник планирования расходов денежных средств предприятия удобно использовать в том случае, если оплата контрагенту производится в соответствии с некоторым графиком платежей, предусматривающим определенную периодичность выплат.
• Документ, обеспечивающий планирование регламентных платежей - данный документ предназначен для планирования регламентных платежей, т.е. платежей, которые подчиняются определенным правилам и носят регулярный характер, например, ежемесячные выплаты заработной платы и налогов по ней, выплаты по аренде, лизинговые платежи и п.т.

При вводе нового документа особое внимание следует уделить заполнение поля "Операция" и "Статья ДДС". Значения этих полей определяют состав доступных реквизитов, например, при выборе вида операции "Расчеты с поставщиками" в документе становятся доступны поля "Контрагент" и "Договор", а при выборе операции "Расчеты с сотрудниками" доступно поле "Физ. лицо".

Сохраненный и проведенный документ формирует записи в расходной части платежного календаря, а также используется при заполнении реквизитов "Статья ДДС" и "Центр финансовой ответственности" в банковских документах. Подробнее о связях между документами планирования расходов денежных средств и документами отражающим их фактическое движение можно прочитать на странице, описывающей методику работы с банковскими документами .

В соответствии с правилами администрирования системы "Платежный календарь" возможность планирования расходов денежных средств доступна пользователям, у которых установлены наборы прав: "Полные права" или "Планирование платежей".

Для планирования денежных потоков подготовьте ежедневный план денежных поступлений. Для этого назначьте ответственного сотрудника, который будет ежедневно фиксировать фактические данные в плане. Отработайте информационный обмен и регулярно контролируйте его качество.

Важно, чтобы денежный поток в компании, который формируете за счет поступлений от основной деятельности, покрывал текущие затраты. Точнее спланировать их помогут небольшие хитрости, позаимствованные из опыта кризисного 1998 года. Правда, чтобы их применить, финансовому директору придется расширить границы своих функций.

Как лучше детализировать информацию для достоверного планирования денежных потоков

План поступления денежных средств от основной деятельности — это производная от плана продаж. В кризисной ситуации планирование, основанное на достигнутых результатах, не работает. Резко возрастают риски и нормативы оборачиваемости дебиторской задолженности, а платежная дисциплина клиентов падает. Ежемесячно корректировать бюджет в таких условиях недостаточно. Отслеживайте изменения ежедневно, чтобы перед глазами был актуальный финансовый план.

По итогам полученного на данный момент факта и с учетом особенностей вашего бизнеса пересмотрите бюджет движения денежных средств на остаток года.

Первые два месяца распишите по дням и по самому нижнему уровню из возможных объектов учета. Это та степень детализации, которую компания может себе позволить. Например, прежде планировали по группам магазинов в городах. А теперь подробно укажите предполагаемые поступления по категориям товаров для каждой торговой точки.

Третий и четвертый месяцы распишите понедельно и также по самому нижнему уровню из возможных объектов учета. Далее планируйте помесячно как целевые показатели без излишней детализации.

Основная задача — локализовать «горные пики» и «альпинистов». «Горные пики» — это регулярные приходы от основной деятельности. «Альпинисты» — источники таких поступлений: крупные клиенты или товары, пользующиеся наибольшим спросом. Если у вас сфера деятельности «В2В», значит, планируете в разрезе: клиент/договор/заказ (этап). Если «В2С» — то в разрезе: филиал (магазин)/категорийная группа товара/вид товара/ценовой сегмент/марка.

Когда фирма небольшая, все эти дополнительные мероприятия можно сделать самостоятельно вместе с экономистом. Если компания средняя или крупная, то создайте рабочую группу для того, чтобы повысить точность планирования денежных поступлений. В нее включите:

• экономиста, который занимается бюджетным контролем и управленческим учетом, проводит план-факт анализ.
• коммерсанта, хорошо знающего клиентов, или бизнес-аналитика, если работаете в «B2С» сегменте.
• специалиста по IT, который разбирается в учетной базе и может извлекать из нее конкретные данные и отчеты.

Экономистам поручите изучить подробную статистику по прошлым продажам и подготовить для вас отчет, в котором указать: какие клиенты по каким товарным категориям в каких магазинах и регионах больше всего приобретали. Затем обратитесь к коммерсантам и маркетологам с вопросом о том, какие товарные категории более востребованы в текущей ситуации и с наибольшей вероятностью будут иметь успех. Именно поступления от контрагентов, которые приобретали эту продукцию в больших объемах, и нужно поставить в новый план и ежедневно контролировать.

Пример 1

Во второй половине 90-х я работал в компании, которая занималась оптовой торговлей бытовой химией, парфюмерией и другими товарами. В зоне моей ответственности был и учет товарного движения — закупки и реализация. Поступление денег планировали «от достигнутого». При этом прибавляли процент от ожидаемого роста с учетом расширения арендованных складских площадей, увеличения операторов в зале выписки товаров и дополнительных номенклатурных позиций. Пример отчета по такому плану представлен в таблице 1.

Экономический кризис в августе 1998 года поменял правила игры. Продажи встали. Нам пришлось пересматривать планы на IV квартал 1998 года. Раньше их делали в суммовых объемах в еженедельной разбивке. В новых условиях стали готовить отчет на каждый день и отражать в нем поступления от крупных покупателей. Для каждого на дату предполагаемой оплаты составляли детализированный план. В нем расписывали предполагаемую покупку с категорией, видом, маркой, объемом и стоимостью товара. Первый месяц после начала кризиса планировался по дням.

Новые отчеты напоминали матрешку. Сначала для крупных клиентов анализировали прошлую информацию и составляли план продаж на дату по основным товарным позициям, которые он ранее закупал (см. табл. 2).

В таблице видно, что клиент приедет и купит конкретный товар по указанной цене. Есть и прочий товар, который не могли прогнозировать. По каждому крупному клиенту делали такую таблицу на все даты планируемых покупок.

Крупные клиенты приезжали раз в неделю или два раза в месяц. Цены мы брали из текущего прайс-листа. Товарные позиции — из крупных и частых закупок клиента. Также добавляли позицию «прочий товар», которая позволяла подогнать ожидаемую сумму закупки. Затем плановые данные по основным клиентам собирали в итоговый отчет (см. табл. 3).

В недельном отчете предусмотрели строчку для мелких или плохо прогнозируемых клиентов. Их вносили в суммовых значениях. В плановых формах также появились данные по клиентам, товарным позициям, срокам и суммам. В дальнейшем при итерациях планирования в форматы отчетов добавляли новые учетные регистры. Так мы смогли детализировать данные и анализировать отклонения факта от плана в более узких разрезах и оперативно реагировать на изменение ситуации.

Таблица 1 . Первоначальный формат отчета по плановым показателям поступлений за июль 1998 года

Таблица 2 . План продаж по клиенту ООО «Региональный оптовик» по состоянию на 1 сентября

Таблица 3 . Итоговый отчет по основным клиентам, тыс. руб.

Покупатели						Итого (по контрагенту):
«Региональный оптовик» ООО
«Все для хозяйки» ООО
«Бытовая химия Юг» ООО
Иванов И. И. ИЧП
Петров С. С. ИП
«1000 мелочей для дома» ЗАО
Прочие клиенты
Итого (за день):

Как сделать план поступления денежных средств скользящим

Инструментарий регулярно пересматриваемого плана продаж не нов. Особенность моего подхода — частота пересмотра. Ежедневно сотрудник финансовой службы вносит факт прошедшего дня и правит плановые данные с учетом новой поступившей информации.

Пересматривайте на предмет «горных пиков» не весь план продаж компании, а корректируйте именно бюджет движения денежных средств как личный инструмент финансового директора. Проводите план-факт анализ минимум раз в неделю. Оптимально два раза: в пятницу вечером на следующую неделю и в среду вечером на оставшиеся дни. Это нужно для того, чтобы всегда знать, хватает ли вашей компании средств с учетом текущих обязательств или вы приближаетесь к опасному порогу. Контролируйте не только итоговую величину внесенных корректировок, но и их причины.

Пример 2

Предположим, 1 сентября должен был приехать региональный партнер и приобрести крупную партию товара на 100 тыс. руб. Это «горный пик». При сравнении факта с планом видно, что товар не реализован, деньги не поступили.

Нужно выяснить причину. Например, клиент закрыл бизнес. Значит, следует скорректировать бюджет движения денежных средств: исключить из него 100 тыс. руб. Если клиент задерживается и приедет 4 сентября, но потратить готов только 80 тыс. руб., то обновите бюджет движения денег с учетом этой информации

Спустя месяц посмотрите, верный ли подход вы выбрали. Проанализируйте еще раз ситуацию вместе с рабочей группой. Уточните, тех ли клиентов и категории товаров вы отнесли к «альпинистам». Вероятно, прогнозы по спросу изменились и нужно при планировании сконцентрироваться на другой продукции. Сделав несколько таких итераций, вы сможете с высокой точностью прогнозировать поступление денежных средств. В итоге повысите достоверность платежного календаря компании и быстро выявите проблемные зоны.

Пример 3

Наши фактические продажи сентября 1998 года были далеки от плановых показателей пересмотренного бюджета. Стало понятно, что контролировать план один раз в месяц недостаточно. Мы перешли на скользящий бюджет. Бюджет движения денежных средств превратился в гибрид плана продаж и платежного календаря, куда мы оперативно вносили изменения. Я получал фактические данные об оплате и отгрузке раз в неделю: по понедельникам, после того как в систему попадала банковская выписка за пятницу прошлой недели.

Пример отчета по плану на неделю представлен в таблице 4. Он предназначен для сравнительного анализа оплат и отгрузок компании. В «План поступлений (отгрузка)» попадала сумма отгрузки за день из таблицы 3. При этом отдельно учитывали условия оплаты по договорам — отсрочки платежей, авансы, и если оплата за отгрузку была запланирована на более позднее время, то указывали ее отдельно в строке «План платежей (оплата)». Сумма по строке «План остатка» равна разнице между «План поступлений (отгрузка)» и «План платежей (оплата)». Все фактические данные вносили по мере появления. Пользовались отчетом так. 1 сентября должен был приехать клиент и приобрести продукцию на 120 тыс. руб. По факту он купил только на 70 тыс. руб. Узнали причины и в зависимости от них внесли изменения в бюджет движения денежных средств на будущие периоды. Аналогично поступаем с данными по отгрузке по остальным дням и с прогнозными сведениями по платежам.

Таблица 4 . Итоговый отчет на неделю, тыс. руб.

План поступлений (отгрузка)
Факт поступлений (отгрузка)
Отклонение
План платежей (оплата)
Факт платежей (оплата)
Отклонение
План остатка
Факт остатка
Отклонение

Будьте чувствительны к любому изменению в плане и старайтесь выяснить истинные причины. Вы можете интерпретировать их так, как не сумеет коммерческая служба.

Пример 4

Финансовый директор телекоммуникационной компании «Смартфон» выяснил, что запланированного 20 июня поступления от важного корпоративного клиента в размере 600 тыс. руб. не будет. Он узнал у коммерсантов, что контрагент ушел к конкуренту «Звонок». Затем связался с финансовой службой клиента и уточнил, по какой причине. Оказалось, конкурент предложил большую скидку, поскольку ему предоставляют финансирование акционеры. А у «Смартфона» в портфеле краткосрочные и дорогие кредиты. Текущая структура расходов не позволяет предоставлять большие скидки и на равных конкурировать со «Звонком». Финансовый директор вместе с генеральным сообщили собственникам об этой ситуации, обосновали внезапное падение денежных поступлений и предложили возможное решение. Чтобы фирма конкурировала на рынке на равных условиях, нужно заменить краткосрочные банковские кредиты по ставке 22 процента на финансирование от акционеров по ставке пять процентов.

Что поможет повысить реалистичность плана продаж

Как правило, план продаж компании — это не только инструмент , но и основа для мотивации топ-менеджеров и многих других сотрудников. Поэтому есть риск, что действующая система мотивации негативно отразится на точности планирования поступлений денег. Лучше изменить алгоритм расчета КПЭ, чтобы они не были привязаны к этому показателю.

Пример 5

Факт продаж сентября 1998 года остро поставил вопрос о качестве планирования. Наша компания пыталась выжить, нужны были реалистичные прогнозные показатели поступлений денег. От них слишком многое зависело: объемы закупок, аренда складов, численность персонала, объемы оборотного капитала. При этом вариант «от достигнутого» не подходил. Тогда мы проанализировали состав основных крупных покупателей и наладили сбор информации по планам закупок. Спрашивали, когда они собираются у нас покупать в следующий раз, на какую сумму и какой товар. Информацию отражали в плановых показателях. Главное, не превращать это в обязательство для клиента. Благодаря открытому обмену данными сделали планирование более точным и выстроили доверительные отношения с партнерами. Со временем клиенты делились не только планами по закупкам, но и пожеланиями по ассортименту и сервису, оценивали ситуацию на местах, делали встречные предложения о сотрудничестве по новым направлениям.

На каких продажах сфокусироваться

При планировании денежных поступлений необходимо сконцентрироваться прежде всего на основных продуктах, клиентах и каналах продаж. Для этого используйте . Он базируется на принципе итальянского экономиста Вильфредо Парето. Ученый сформулировал правило: отслеживание небольшого количества элементов позволяет управлять ситуацией в целом. Поэтому контролируйте данные по основным клиентам (номенклатурным позициям, каналам продаж), которые формируют большую часть общего объема поступлений денег.

При планировании учитывайте, что знания о прошлых ключевых объектах могут в кризис оказаться неактуальными. Покупатели меняют свои предпочтения и стратегию потребления. Выявите новые категории товаров, которые обеспечивают основной приток денег, и сконцентрируйте внимание на них.

Автоматизируйте процесс планирования поступления денежных средств. Не принципиально, на какой платформе вы это сделаете. Важно, чтобы система выдавала нужные отчеты.

Постарайтесь в ходе планирования поступлений денежных средств взглянуть на стандартные процессы под другим углом, выйти из зоны комфорта и учесть описанные нюансы.

Подготовлено по материалам журнала