Смерть сотрудника является основанием для прекращения действия договора трудоустройства. При проведении процедуры руководитель организации обязан ориентироваться на статьи ТК РФ регулирующие увольнение в связи со смертью сотрудника. В противоположном случае можно допустить ошибки, которые в дальнейшем приведут к печальным последствиям для всей организации и самого руководителя.

Законодательная база

В статье 77 ТК РФ приведены общие основания, которые позволяют расторгнуть договор трудоустройства между сторонами. Каждая из представленных в ней ситуаций рассматривается более подробно в других статьях трудового законодательства. Так прекращение действия трудового контракта по независящим от сторон причинам, к которым также относится и смерть сотрудника, регламентируется статьей 83 ТК России. В первую очередь на нее должен обратить внимание руководитель после получения документов, подтверждающих факт кончины работника. Кроме этого, при проведении всей процедуры директор предприятия должен руководствоваться следующими статьями ТК РФ:

• 84.1 – описывает общий порядок действий при прекращении действия трудового контракта;
• – указывает на необходимость расчета и выплаты компенсации за отпуск, который ранее был не использован;
• – определяет срок предоставления оплаты труда родственникам умершего человека.

Также директор организации должен обратить внимание на статью:

• 217 НК – указывает на порядок налогообложения денежных выплат, которые предоставляются руководителем организации для семьи погибшего работника в качестве материальной помощи. В ней же регламентируется порядок уплаты НДФЛ и иных страховых взносов;
• 1183 ГК – определяет порядок предоставления и распределения между родственниками денежных выплат, положенных умершему человеку при расторжении договора трудоустройства.

Кроме этого, при проведении процедуры увольнения руководитель должен учитывать нормативные акты компании, а также прописанные условия в индивидуальном или коллективом договоре трудоустройства.

Процедура расторжения договора

Процедура аннулирования трудового контракта строго регламентирована на законодательном уровне. При проведении увольнения руководитель должен придерживаться следующего алгоритма:

• дождаться предоставления со стороны родственников документов, подтверждающих факт смерти работника. В их качестве выступает свидетельстве о смерти или судебное решение. Устное оповещение полиции, родственников, медработников или иных лиц не имеет юридической силы;
• издать приказ по форме Т-8 или с помощью специально разработанного организацией бланка об аннулировании ранее заключенного с сотрудником трудового соглашения. При этом необходимо верно проставить все даты. После составления приказ подлежит обязательной регистрации в соответствующем журнале учета;

• осуществляется составление записки-расчета, в которой указывается точная сумма денежных выплат, положенных умершему сотруднику, которые будут предоставлены его семье;
• оформляется трудовая книжка. Ответственное лицо обязано внести запись о прекращении действия договора, а также о причинах со ссылкой на соответствующую статью ТК России и документ, на основании которого вносится запись – приказ директора;
• вносится запись в личную карточку работника;
• осуществляется полный расчет с родственниками;
• выдается трудовая книжка.

Важно знать! Если родственники погибшего сотрудника самостоятельно не явились для получения все документов, то руководитель организации обязан направить им уведомление о необходимости забрать трудовую и денежные выплаты. В этом же уведомлении можно выразить просьбу об отправке документов с помощью почты. Только после получения письменного согласия семьи умершего, работодатель может переслать документы с помощью заказного письма с описью всего вложенного.

Расчет

В день увольнения руководитель организации обязан повести полный расчет. Передача денежных выплат осуществляется родственникам погибшего сотрудника при предъявлении документов, подтверждающих родство с человеком, например, паспорта или свидетельства о браке. Кроме этого, требуется наличие письменного заявления о выдачи всех документов и денежных средств, положенных умершему работнику. Оно может быть передано лично сотруднику отдела кадров или направлено с помощью заказного письма. Так организация обязана выплатить:

• оплату труда за весь период, который человек успел отработать;
• компенсацию за обязательный ежегодный отпуск, который служащий не успел воспользоваться или использовал не полностью;
• денежные выплаты, которые были положены человеку при жизни, но еще не были начислены, например, пособие по больничному листу;
• иные выплаты, предусмотренные коллективным или индивидуальным договором трудоустройства, например, премии или надбавки.

Кроме этого, семья погибшего человека может потребовать предоставить:

• соцпособие на погребение. Его размер равен установленной на законодательном уровне сумме или величине, предусмотренной трудовым соглашением;
• материальную помощь – выплачивается только при наличии соответствующих пунктов в ранее заключенном договоре или по личной инициативе работодателя.

Важно знать! Если при жизни работника начался процесс расторжения контракта по причине ликвидации организации, то после его смерти организация не обязана выплачивать выходное пособие, так как причина прекращения действия контракта была изменена.

Если работодатель получил от родственников сотрудника документы, подтверждающие факт его смерти, то он обязан начать процедуру аннулирования трудового соглашения по причинам независящим от сторон. В такой ситуации директор фирмы должен строго следовать всем указаниям, изложенным в ТК России и иных нормативных документах. При их нарушении родственники погибшего сотрудника могут подать на руководителя в суд и добиться выплаты дополнительной компенсации.

Нормативная основа и документы, подтверждающие смерть

Правоотношения работников и их нанимателей в большинстве случаев прекращаются по инициативе одной из сторон или по взаимному согласию. Однако встречаются обстоятельства, при которых контракт приходится расторгать по не зависящим от сторон причинам. Смерть сотрудника является одной из таких причин. Причем трудовые отношения имеют такую специфику, что даже если работник судом признан безвестно отсутствующим, его надо увольнять как умершего.

Тем не менее для подтверждения факта смерти требуются документы, такие как:

• Свидетельство о смерти. Его получают в органах ЗАГС, документ оформляется в соответствии с нормами закона «Об актах гражданского состояния» от 15.11.1997 № 143-ФЗ.
• Судебное решение. Вердикт должен содержать одну из двух формулировок: объявить гражданина умершим (ст. 45 ГК РФ) или признать его безвестно отсутствующим (ст. 42 ГК РФ). В суд с заявлением должно обращаться заинтересованное лицо, а рассмотрение обращения ведется в порядке особого производства.

Увольнение работника в связи со смертью – приказ

Процедура увольнения работника должна обязательно сопровождаться изданием соответствующего приказа. В документе следует указать, что трудовой договор расторгается, и привести причину прекращения сотрудничества. Важность этого документа такова, что приказ имеет определенную форму, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

В приказе об увольнении, причина которого заключена в смерти сотрудника, надо привести формулировку «Трудовой договор прекращен в связи со смертью» и внести ее в графу «Основание». Здесь же следует обязательно сослаться на п. 6 ст. 83 ТК РФ. По естественной причине знакомить с приказом никого не требуется, то есть соответствующий раздел «С приказом ознакомлен» не заполняется.

Общие правила заполнения приказа об увольнении работника приведены в материале «Унифицированная форма № Т-8 – бланк и образец заполнения» .

ВАЖНО! Прекращение действия трудового соглашения происходит в день смерти работника, причем не имеет значения, рабочий это был день или нет. В подтверждение данному тезису можно привести ст. 84.1 ТК РФ, согласно которой тот день, когда сотрудник работал последний раз, и должен быть взят за точку отсчета при расторжении договора. Исключения есть, но они связаны с обстоятельствами, при которых работник трудовые обязанности не исполнял, но рабочее место за ним оставалось.

В данном случае гражданин утратил правоспособность по причине смерти (п. 2 ст. 17 ГК РФ). Иначе говоря, он не может теперь ни прав иметь, ни обязанности исполнять (п. 1 ст. 17 ГК РФ), а следовательно, рабочее место оставлять за ним неправомерно. Вывод из вышесказанного следует один: день смерти работника – это и есть последний рабочий его день. На эту дату и следует оформлять прекращение действия трудового соглашения. Следует иметь в виду, однако, что приказ об увольнении датируется тем днем, когда на предприятие поступит документ, способный подтвердить факт смерти сотрудника.

Трудовая книжка: оформление, выдача

Правила оформления трудовых книжек приведены в Инструкции по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69). Если договор расторгается по причине смерти сотрудника, то в графе 3, куда вносятся сведения о приеме на работу, увольнении, записывают следующее: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 Трудового кодекса РФ». В связи с тем, что ознакомить сотрудника с приказом не представляется возможным, действие по ознакомлению в документах никак не отражается.

В соответствии с нормами статьи 140 ТК РФ, в обязанности работодателя входит выдача трудовой книжки в день увольнения работника. Если произошла смерть сотрудника, его трудовая книжка должна быть передана родственникам или близким. Подробнее перечень претендентов, имеющих на получение документа законные основания, приведен в следующем разделе нашей статьи. Если трудовая книжка никому не нужна, она должна храниться у работодателя до того момента, пока кому-либо не понадобится.

Подробнее о сроках хранения документов кадрового учета см. в материале «Каков срок хранения кадровых документов в организации».

Расчеты при увольнении в связи со смертью

По общему правилу в обязанности нанимателя входит выдача всех денежных средств, предназначенных работнику. Причем произвести выплаты он должен, согласно ст. 140 ТК РФ, в день увольнения.

Если причина выплат связана со смертью работника, то имеются в виду суммы следующих категорий:

• Денежные средства, которые необходимо выплатить по трудовому законодательству и утвержденному на предприятии положению об оплате труда (заработная плата, премии, отпускные компенсации и прочее).
• Денежные средства, выплачиваемые по причине смерти сотрудника – пособие на погребение. Для оформления пособия в бухгалтерию предприятия следует предоставить заявление и справку о смерти, выданную органом ЗАГС. Максимальная величина пособия определена п. 1 ст. 10 закона «О погребении и похоронном деле» от 12.01.1996 № 8-ФЗ и каждый год индексируется исходя из реального уровня инфляции.

В ст. 141 ТК РФ содержатся нормы, регулирующие сроки проведения выплат денег, причитающихся работнику, и указывающие, кому эти средства могут быть отданы. Выплаты можно произвести только лицам, имеющим непосредственное отношение к умершему, а именно:

• Лицам, которые входят в состав его семьи. Согласно ст. 2 Семейного кодекса РФ, членами семьи считаются муж, жена, родители, дети. В эту же категорию входят также усыновители и сами усыновленные. Ст. 1183 ГК РФ дополняет это положение нормой, в соответствии с которой члены семьи, чтобы претендовать на эти средства, на момент смерти должны проживать вместе с умершим.
• Лицам, которые числятся на иждивении умершего работника. Этот статус у них должен быть на момент смерти опекуна. Ст. 1183 ГК РФ гласит помимо этого, что выплаты могут получить исключительно нетрудоспособные иждивенцы.

На то чтобы обратиться с заявлением к работодателю, претендентам на средства дается 4 месяца. Такой срок установлен ст. 1183 ГК РФ. Оформление выплат со стороны предприятия должно быть произведено в течение недели с момента получения нужных бумаг – самого заявления и документа, способного подтвердить родство.

Итоги

Смерть подчиненного налагает на его нанимателя определенные обязанности. Руководство предприятия должно провести следующие организационные мероприятия:

• Выпустить приказ о том, что трудовой контракт прекратил действие. Причина приводится одна – смерть сотрудника, основание – положения п. 6 ст. 83 ТК. Дата прекращения отношений, приводимая в приказе, должна полностью соответствовать дате смерти.
• Оформить трудовую книжку, внеся соответствующую запись, и передать документ родственникам или близким работника.
• Выплатить родственникам или близким деньги, которые причитаются работнику за проработанный период до момента смерти, а также пособие на погребение. Сроки выплат должны быть выдержаны в рамках закона.

Как уволить умершего сотрудника

В жизни может случиться всякое, часто судьба подстерегает человека в самый неожиданный момент. Бывает так, что сотрудник однажды не появляется на работе или не выходит с больничного, и лишь потом выясняется, что его отдых будет теперь вечным. Как поступить работодателю, чтобы законно прекратить трудовые отношения? Как распорядиться заработанными умершим сотрудником деньгами? Кому отдать трудовую книжку, и какую запись в ней сделать?

Смерть не зависит ни от чьей воли

Правовые основания увольнения из-за кончины – это п.6.ч.1. ст.83, «прекращение действия трудового договора по причинам, не зависящим от воли его сторон». Смерть или исчезновение сотрудника с последующим признанием его мертвым или без вести пропавшим, естественно, относятся к таким причинам.

Документальным доказательством прискорбного факта будет государственный документ – свидетельство о смерти, выдаваемое родственникам в отделе ЗАГСа. Медицинское свидетельство, выданное врачом, в этом случае не годится: его выдают только для регистрации смерти в ЗАГСе. Ближайшие родичи покойного должны принести работодателю копию этого свидетельства.

К СВЕДЕНИЮ! Если человек длительное время, более полугода, не дает о себе знать ни на работе, ни дома, с согласия родственников работодатель может инициировать установление его гражданского состояния. После обращения в суд и решения, набравшего юридическую силу, пропавший человек признается умершим или пропавшим без вести. Решение суда и станет документальным обоснованием увольнения (п.1. ст.45 Гражданского кодекса).

Документальное сопровождение «вечного» увольнения

Все гражданские процессы в нашей жизни связаны с определенным «бумажным» сопровождением. Любые значимые изменения фиксируются и подтверждаются документально. Поэтому важно во всех случаях соблюдать формальную сторону процесса, не пренебрегая подготовкой соответствующих документов.

Какие бумаги понадобятся для увольнения сотрудника по причине его смерти?

1. Обоснование – свидетельство о смерти (или вступившее в законную силу решение суда о статусе исчезнувшего сотрудника).
2. Приказ об увольнении скончавшегося сотрудника, изданный по установленной форме № Т-8.
3. Личное дело сотрудника с соответствующими отметками.
4. Трудовая книжка с правильно оформленной записью.
5. Заявление родственников на передачу им причитающихся сотруднику выплат.

Алгоритм для работодателя

Получив известие о смерти работника, документально подтвержденное копией свидетельства о смерти, работодатель может начать процедуру увольнения.

Если информация получена не самим работодателем, а руководителем низшего звена, являющимся непосредственным начальником умершего, ему нужно подать на имя руководства докладную записку об этом факте, указав все личные данные выбывшего работника и приложив копию документа о смерти.

1. Издание приказа (форма № Т-8) об увольнении по п.6 ч.1. ст.83 ТК РФ. Естественно, почивший сотрудник не сможет поставить подпись в графе «с приказом ознакомлен», а кроме него, никто этого сделать не вправе. Так что в этом случае строка остается пустой.
2. Регистрация этого приказа в журнале регистраций распоряжений и приказов, касающихся личного состава.
3. Производится запись в личную карточку работника о причине расторжения трудового договора со ссылкой на статью ТК.
4. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку: формулировка та же, что и в личной карточке.
5. Бухгалтерия осуществляет вычисление полагающихся выплат и вносит их в расчетный документ Т-61.
6. Трудовая книжка отдается родственникам умершего или, с их письменного согласия, высылается им почтой. В книге учета движения трудовых книжек об этом должна быть соответствующая пометка. Родственникам необходимо предъявить документ, подтверждающий родство. Если родственники не являются или не выражают письменного согласия на получение трудовой книжки, она должна сохраняться в архиве предприятия не менее 3 лет, а затем уничтожается в соответствии со специальным актом.
7. После росписи в ведомости, родственникам выдаются соответствующие денежные выплаты. Это должно произойти не позже недели после письменного обращения-просьбы о начислении выплат. При этом ведомость будет выписана на умершего работника (должна содержать информацию о его тарифной ставке, должности, табельный номер и т.п.), а в графе «Деньги получил» распишется тот, кому они выдаются, то есть родственник.

Как согласовать даты

Заявления об уходе с определенной датой нет и быть не может, как и положенной перед увольнением двухнедельной отработки. Какой датой расторгать трудовой договор? Ведь от этих цифр зависит:

• расчет полагающейся заработной платы;
• вычисление неиспользованных отпускных дней;
• компенсация за дополнительный отпуск, положенный сотрудникам с малолетними детьми;
• перечисление взносов за сотрудника в Пенсионный, страховой и другие фонды;
• многие нюансы, связанные с должностью, например, водительская страховка и т.п.

При автоматическом прекращении трудовых отношений днем увольнения принято считать последний рабочий день сотрудника (ст.84.1 ТК РФ). Но так как о смерти подчиненного руководитель узнает не сразу, тем более на оформление подтверждающих документов нужно время, официальной датой, которая будет фигурировать во всех сопутствующих бумагах, будет считаться та, что обозначена в свидетельстве (или в решении суда).

Поскольку обосновательный документ (свидетельство) попадает на предприятие позже, работодатель вынужден оформлять документы «задним числом». В такой ситуации это не является нарушением.

Документа о смерти нет? Нужно найти

Случается, что у умершего сотрудника нет родственников либо они не обращаются на предприятие, возможно, живут далеко, а высылать нотариально заверенную копию документа не имеют желания. Как же получить копию свидетельства о смерти, ведь только на основании этого документа возможно начать процедуру прекращения трудовых отношений?

Предприятие имеет право само получить копию этого свидетельства, отправив запрос в тот орган, где могла быть зарегистрирована смерть их сотрудника. Это может быть ЗАГС:

• по месту фактического проживания покойного;
• по месту последней прописки;
• ближайший к месту, где зарегистрирована смерть (например, в больнице) или обнаружено тело;
• в районе захоронения.

Когда встает вопрос о поиске документального обоснования, а точных фактов у работодателя нет, можно отправить запрос во все вероятные органы регистрации.

Что полагается родственникам

По какой бы причине ни был уволен работник, в том числе и из-за кончины, ему полагаются определенные выплаты:

• зарплата за отработанное время, которая еще не была выплачена;
• компенсация за «неотгулянный» отпуск;
• материальная помощь семье умершего – жест доброй воли со стороны работодателя. Эта выплата не является обязательной, но на практике предприятие обычно поддерживает родственников в память о хорошем сотруднике.

Для получения этих денег ближайшие родственники (супруг или супруга, дети, в том числе и приемные, родители, опекуны или усыновители) должны собрать для работодателя следующие документы:

• заявление с просьбой о выдаче выплат;
• документальное удостоверение родства с почившим;
• копию свидетельства о смерти родственника;
• свой паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

У родственников есть 4 месяца, чтобы получить законные выплаты непосредственно от работодателя (п.2. ст.1183 Гражданского кодекса РФ). Если они не пришли за деньгами с соответствующими документами, выплаты должны быть перечислены на счет душеприказчика – любого государственного нотариуса (ст. 327 ГК РФ). Они войдут в общую денежную массу наследства покойника.

ВНИМАНИЕ! Работодатель не сможет игнорировать эти выплаты, либо сведения о депозитном счете и утаить их: проверке следует предъявить либо роспись родственников в платежной ведомости, либо сведения о депозитном счете государственного юриста.

Если ближайшие родственники обращаются за выплатами независимо друг от друга, например, заявления подали и жена, и мать умершего работника, работодатель не уполномочен решать, кому из них выдать положенные деньги. Родственникам будет предложено договориться между собой, либо обратиться в суд.

Увольнение в связи со смертью работника

Как уволить в связи со смертью работника

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника и соответствующий приказ об увольнении в соответствии с пунктом 6 части 1 статьи 86 ТК РФ возможны только при наличии свидетельства о смерти или решения суда о признании умершим (Письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6).

До этого момента в табеле нужно фиксировать «отсутствие по невыясненной причине» (код «НН» или «30»).

Возможные ситуации смерти

Увольнение сотрудника в связи со смертью - действия руководства компании в вопросе оформления увольнения в такой трагической ситуации зависят о того, где именно все произошло. Рассмотрим возможные варианты:

• работник уходит из жизни не на рабочем месте, в свободное (нерабочее) время, например дома;
• работник уходит из жизни на работе, в командировке.

В первом случае, если событие происходит в нерабочее время, выяснение причин происходит без участия руководства предприятия. Предоставлять на место работы свидетельство о смерти должны родственники. За этим следует стандартная процедура увольнения в связи со смертью работника ТК РФ 2020. Если же смерть наступила на производстве, то вначале проходит расследование. По результатам руководство предприятия признается виновным и привлекается к ответственности или же выносится решение о непричастности. Наибольшие сложности возникают, если трагедия произошла в командировке. В этом случае также назначается расследование.

Основания для увольнения

Вернемся к вопросу оформления документов. В Трудовом кодексе указано, что увольнение работника в связи со смертью возможно только при предъявлении документов, подтверждающих смерть:

• свидетельство о смерти, полученное в ЗАГСе;
• решение суда, согласно которому человек объявляется умершим;
• решение суда, в котором гражданин признается без вести пропавшим.

Если у сотрудника есть родственники, то именно они предоставляют предприятию свидетельство о смерти. Если же человек одинок, то для получения свидетельства, в ЗАГС придется обратиться работодателю.

Гражданин признается умершим по решению суда в следующих случаях:

• родственники подали заявление о том, что они не знают о местонахождении человека в течение 1 года;
• нет сведений о гражданине по месту проживания или прописки в течение 5 лет;
• если человек оказался в обстоятельствах, угрожавших его жизни (например, стихийное бедствие), то решением суда гражданин признается умершим через 6 месяцев.

На обжалование решения суда дается 1 месяц. В это время другой человек может занимать должность, но трудоустройство считается временным.

Оформление приказа на увольнение по смерти сотрудника

Соответствующий документ оформляется по стандартной форме Т-8. В таком приказе стараются не использовать слово «уволить». Как правило пишут «прекратить трудовые отношения» и указывают причину: «в связи со смертью». Подпись в строке «С приказом ознакомлен» не ставится, родственники также не должны там расписываться.

Образец приказ об увольнении в связи со смертью

Увольнение в связи со смертью работника: какой датой оформляется приказ

Датой прекращения договора считается дата, указанная в предъявленном документе о смерти. В день выпуска приказа работодателю нужно произвести начисление всех сумм, которые причитаются работнику до момента увольнения, включая компенсацию за неиспользованный отпуск (статьи 84.1, 127, 140 ТК РФ).

Увольнение по смерти: запись в трудовой книжке

Запись в графе 3 «Сведения о работе» при увольнение в связи со смертью работника (запись в трудовой 2020) формулируется в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ и п. 5.4 «Инструкция по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

Выплаты семье умершего сотрудника

Члены семьи (супруг, дети, родители, усыновители, усыновленные) сотрудника, проживавшие совместно, а также лица, находившиеся на иждивении на дату увольнения, независимо от факта совместного проживания (ст. 141 ТК РФ; ст. 1183 ГК РФ; ст. 2 Семейного кодекса), имеют право получить как зарплату, так и все дополнительные выплаты (пособия по социальному страхованию, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, иные причитающиеся суммы).

Одновременно с произведением расчета в связи с увольнением по причине смерти сотрудника работодатель выдает родственникам работника или лицам, имеющим на это право, и трудовую книжку. Обязательно под расписку. Однако сделать это возможно только при предъявлении заявления в письменной форме и документов, подтверждающих родство (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.07.2009 № 20-15/3/073541).

Родственники могут обратиться за выплатами в течение четырех месяцев со дня открытия наследства. Работодатель обязан произвести расчет не позже чем через неделю со дня подачи соответствующих документов. Если в течение четырех месяцев запрос не поступил, данные суммы включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях, установленных Гражданским кодексом (пп. 2, 3 ст. 1183 ГК РФ).

Выплаты, причитающиеся членам семьи умершего работника (смерть работника - оформление увольнения), вне зависимости от их величины, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ). Соответственно, у работодателя не возникает обязанности по исчислению и удержанию с этих сумм налога (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Увольнение умершего работника

1. Родственники умершего предоставляют подтверждающие документы.
2. Сотрудник кадровой службы готовит соответствующий приказ об увольнении умершего сотрудника.
3. Составляется уведомление об увольнении с указанием документа, дающего основание для увольнения.
4. Руководство фирмы подписывает приказ, ставится печать, происходит регистрация документа.
5. Оформление справки расчета.
6. Оформление личной карточки гражданина.
7. Запись в трудовой книжке.

Пошаговое увольнение в связи со смертью сотрудника + сложные вопросы в 2020 году

Прекращение трудового договора по причине смерти работника – нестандартная и непростая ситуация для кадровика. Она требует особого отношения и экспертной оценки, поскольку ее нельзя решить по намеченному шаблону. Большинство специалистов отдела кадров не задумываются об этом до момента наступления смерти сотрудника и необходимости оформления документов. Поэтому даже у самых опытных кадровиков возникает потребность в консультации по вопросам кадрового делопроизводства, выдачи окончательного расчета, социальных отчислений и налогообложения.

Какой статьей ТК РФ нужно руководствоваться?

Нормативной базой для увольнения в связи со смертью работника является статья 83 Трудового кодекса РФ, пункт 6 которой предусматривает прекращение трудового договора по причине смерти сотрудника или признания его без вести пропавшим.

Основная трудность, которая возникает у специалиста по кадрам, заключается в том, что в других ситуациях у процедуры увольнения есть инициатор. Им может являться работодатель или работник. В данном случае инициатор отсутствует. Поэтому так важно определиться, с чего начать прекращение трудовых отношений.

Пошаговая инструкция по увольнению в связи со смертью

Пошаговый алгоритм увольнения выглядит следующим образом:

• Шаг 1 – формирование приказа Т-6.
• Шаг 2 – внести запись в трудовую книжку.
• Шаг 3 – закрыть личную карточку сотрудника.
• Шаг 4 – выдача документов умершего работника.
• Шаг 5 – выдача расчета.

Издание приказа об увольнении

Основанием для начала делопроизводства могут быть 2 документа:

• справка о смерти;
• свидетельство о смерти.

Предоставить документ могут родственники умершего сотрудника. В тот же день необходимо сделать запись о получении в Журнале учета входящих документов, который ведется в обязательном порядке в каждом отделе кадров.

Выпустить приказ об увольнении можно сразу при получении документа.

Какой датой оформлять приказ

Датой оформления приказа будет текущая, а датой увольнения – день смерти сотрудника из свидетельства, поскольку именно в этот день трудовые отношения фактически будут прекращены. Несмотря на то что законодательство запрещает задним числом издавать документы, в этой ситуации нарушения не будет. Если сотрудник умер в выходной или праздничный день, законодатель предписывает расторгнуть трудовые отношения несмотря на это обстоятельство.

Информационная часть приказа по аналогии должна содержать личные данные сотрудника: его фамилию, имя, отчество, наименование должности и подразделения, в котором он работает, в четком соответствии со штатным расписанием организации.

Основание прекращения трудовых отношений в приказе будет звучать как: «смерть сотрудника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе «Документ» необходимо указать наименование и реквизиты полученного: «свидетельство о смерти Петрова А.Ю. от 15 января 2018 года Серия I-ФО номер 289456». Приказ заверяет руководитель организации. Печать на документах по личному составу не нужна.

Поскольку по понятным причинам нет необходимости в ознакомлении работника с приказом, ниже подписей работник отдела кадров ставит отметку: «Ознакомление сотрудника с приказом невозможно в связи с его смертью», после чего ставит дату и свою подпись.

Образец заполнения приказа об увольнении:

Скачать образец приказа о прекращении трудового договор в связи со смертью – ссылка.

Заполнение записи в трудовой книжке

Дата внесения записи об увольнении в трудовую книжку будет совпадать с датой смерти, то есть с датой прекращения трудового договора.

В графе «наименование документа, на основании которого сделана запись» указывают номер и дату приказа об увольнении.

Формулировка записи «сведения об увольнении» будет такой: «Трудовой договор расторгнут в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Графа «с записью ознакомлен» останется пустой.

Пример записи в трудовой при увольнении в связи со смертью:

Приказ от 15.08.2017

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Число	Месяц	Год
2.	10	08	2017	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
С записью ознакомлен:
Менеджер по персоналу: Иванова Н.А. (подпись сотрудника отдела персонала и печать организации)

Относительно печати предприятия в трудовой книжке важно сделать замечание о том, что начиная с 2017 года, ее наличие не является обязательным атрибутом для любой формы организации. Поэтому ее отсутствие не будет нарушать легитимность записей в трудовой книжке. Обязательным условием при этом будет установить эту норму в локальном нормативном акте.

Закрытие личной карточки умершего работника

Закрыть личную карточку требуется в каждом случае увольнения. На 4 странице специалист отдела персонала вписывает дату прекращения трудовых отношений с формулировкой основания из приказа. Вместо подписи работника в ознакомлении сотрудник отдела кадров делает запись по аналогии с приказом об увольнении. Ошибкой будет передать это право родственникам, их подпись не будет иметь легитимности.

Приказ об увольнении в связи со смертью необходимо будет зарегистрировать в Журнале учета приказов по личному составу текущей датой. Хранение приказа осуществляют в архиве предприятия в течение 5 лет.

Выдача документов умершего

По общему правилу в случае, если за трудовой книжкой никто не явился, работодатель отправляет по месту жительства письмо с уведомлением и просьбой явиться для получения документов и расчета. Это действие снимает с него административную и материальную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.

Случай увольнения по причине смерти сотрудника не предполагает отправку писем родственникам. Трудовая книжка будет храниться в отделе персонала до востребования ее лицом, имеющим права наследования. К ним могут относиться перечисленные в Семейном кодексе категории: супруги, дети, родители, в том числе усыновители.

В случае, когда родственник умершего работника заявил о желании получить документ необходимо сделать следующее:

1. Затребовать паспорт родственника.
2. Затребовать документы, подтверждающие родственные связи с умершим. Это могут быть: свидетельство о браке, свидетельство о рождении. При этом должна прослеживаться смена фамилии, если документы получает брат или сестра работника.
3. Копии всех перечисленных документов необходимо оставить в отделе персонала и хранить в личном деле сотрудника, уволенного в связи со смертью.
4. Выдать родственнику трудовую книжку под расписку, в которой он указывает свои реквизиты: фамилию, имя и отчество полностью. Если родственники живут в другой местности, право на отправку документов по почте распространяется также как и на владельца документа. Для этого необходимо получить от родственника письмо-запрос с указанием просьбы выслать трудовую книжку по конкретному адресу. Документ будет отправлен в пластиковом конверте заказным письмом с уведомлением о вручении и внутренней описью. После возвращения отправителю уведомление хранят в личном деле сотрудника.
5. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним делают соответствующую запись. «Документ отправлен почтой по требованию, дата, подпись сотрудника отдела кадров, отправившего трудовую книжку». Если родственник получил трудовую книжку лично, в Книге учета он подпись не ставит, для этого есть расписка в получении. Напротив даты регистрации документа в соответствующей колонке специалист по кадрам ставит отметку о том, что «документ выдан под расписку».

Если трудовая книжка уволенного в связи со смертью работника никем не востребована, работодатель обязан будет хранить ее в течение 50 лет, после чего направить в городской архив. Этот срок оговорен пунктом 43 «Правил хранения и ведения трудовых книжек».

Выплата окончательного расчета

Его производят по аналогии с распространенными случаями. В расчет включают: заработную плату работника на день смерти, компенсация за неиспользованный отпуск, премиальная часть в соответствии с Положением о премировании на предприятии. Локальными нормативными актами могут быть предусмотрены выплаты родственникам материальной помощи в таких случаях. Кроме этого, подобные выплаты могут быть оговорены межотраслевыми соглашениями. Узнать о таких гарантиях можно, ознакомившись с соглашениями или запросив их в региональном правительстве.

Родственникам также необходимо выплатить социальное пособие на погребение. Эти суммы впоследствии будут возвращены Фондом социального страхования работодателю в конце календарного года. Поэтому для выплаты необходимо будет затребовать у родственников умершего работника свидетельство и справку из ЗАГСА о смерти.

Деньги должны быть перечислены на лицевой счет работника. Получить их под расписку также могут категории родственников, перечисленных в Семейном кодексе. Если в течение 5 никто из них не обратится с заявлением выдать деньги, они будут депонированы до востребования. Выдать денежные средства, причитающиеся умершему сотруднику, можно и нескольким родственникам в равных долях. Например, ими могут быть двое или трое детей работника.

Если умерший работник выплачивал алименты, сначала из расчета вычитают их полную сумму, а остаток уже выплачивают родственникам.

Сроки выплаты родственникам ограничены четырьмя месяцами. Этот срок оговорен в Гражданском кодексе как дата открытия наследства. В данном случае за нее принимают дату смерти работника.

Налогообложение выплат на умершего сотрудника

В соответствии с пунктом 18 статьи 217 Налогового кодекса все выплаты, которые положены умершему сотруднику и выплачены его родственникам, налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) не облагаются. Поэтому перечислить или выдать родственникам необходимо сумму, которая насчитана «гросс», то есть до вычета 13% налога.

Что касается материальной помощи, то налогом она также не облагается, но при условии, что родственники проживали вместе с сотрудником.

Страховые взносы на материальную помощь, выданную в связи со смертью сотрудника, и окончательный расчет также не начисляются. Как правило, они составляют 30% от выданной суммы и перечисляются в ФСС и Пенсионный фонд. В рассматриваемой ситуации необходимости в социальном страховании и пенсионных накоплениях нет.

Вопросы и ответы

Вопрос 1. Что делать, если смерть сотрудника произошла во время ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ: Согласно общепринятой практике в случае прерывания трудового договора рассчитывается отпускной стаж работника на последний рабочий день. По итогам расчета работодатель или выплачивает компенсацию сотруднику, или удерживает излишне выплаченные отпускные. Если работник умер, законодатель запрещает делать подобные вычеты, даже их сумма велика. Объясняется это тем, что в такой ситуации увольнение не является инициативой работника, то есть он не может нести ответственность за это.

Вопрос 2: Что делать, если смерть сотрудника случилась во время нахождения на больничном листе?

Ответ: В этом случае последним днем закрытия листа нетрудоспособности будет день его смерти. Работодатель обязан оплатить этот период согласно требованиям: в зависимости от суммы лет страхового стажа и среднего дневного заработка за последние два календарных года. Предоставить больничный лист могут родственники, получающие трудовую книжку и окончательный расчет.

Вопрос 3: Что делать, если смерть сотрудника наступила на рабочем месте?

Ответ: В соответствии с законодательством работодатель обязан создать комиссию по расследованию несчастного случая. Но оформление кадровых приказов об увольнении необходимо делать, не дожидаясь окончания работы комиссии.

Вопрос 4: Что делать, если сотрудник имеет материальные обязательства перед организацией?

Ответ: Самыми распространенными примерами такой ситуации могут быть: ущерб, который сотрудник причинил работодателю и возмещаемый им по решению суда или по договоренности с работодателем; кредит, предоставленный работнику организацией. Такие обязательства сотрудника также учитываются при окончательном расчете. Законодатель не запрещает предприятию делать подобные удержания из окончательного расчета, поскольку все они являются волеизъявлением работника. Если суммы расчета недостаточно для погашения задолженности, работодатель имеет право на востребование разницы в суде. Ответчиками в этом случае могут быть родственники, получившие право наследования.

У вас остались вопросы? Задайте их в комментариях ниже и получите ответ эксперта бесплатно.

Порядок увольнения работника в связи со смертью

Иногда трудовой договор прекращается из-за обстоятельств, не зависящих от желания и намерений сторон. Они перечислены в ст. 83 Трудового кодекса РФ. Среди них под п.6 указана смерть работника. Происходит это относительно редко, поэтому у кадровиков возникают вопросы, как правильно оформить увольнение в связи со смертью работника, какую дату ставить в документах и кому передать причитающуюся покойному заработную плату.

Основание для увольнения

Понятно, что умерший человек больше не является сотрудником организации. Однако этот факт требуется оформить юридически:

Издание приказа об увольнении Приказ издается на основании свидетельства о смерти работника или суда о признании его умершим ст. 84.1 ТК РФ Внесение записи в трудовую книжку уволенного Оформление записи в трудовой книжке производится по общим правилам со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ ст. 83 ТК РФ

ст. 84.1 ТК РФ

Передача трудовой книжки Трудовая книжка может быть передана родственникам умершего при предъявлении ими документа, удостоверяющего родство с умершим п. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Внесение записи в личную карточку уволенного Запись производится по той же форме, что и запись в трудовую книжку Постановление Роскомстата РФ от 05.01 2004 №1 Осуществляются выплаты Осуществление выплат членам семьи или иждивенцам умершего

Обычно свидетельство о смерти передают родственники покойного. Если человек был одиноким, руководство компании может запросить документ самостоятельно.

Оформление документов

Смерть сотрудника – однозначное и безусловное основание для прекращения трудового договора, оспорить его невозможно. Поэтому от кадровика требуется лишь правильное оформление документов. Главный вопрос, который при этом встает: какой датой оформляется приказ и какое число ставить в трудовой книжке.

Как и в остальных случаях, сначала издается приказ об увольнении. Его выпускают в тот день, когда работодателю стало известно о кончине работника. При этом недостаточно просто устного сообщения родных или знакомых. Необходимо получить свидетельство о смерти, и только затем готовить приказ. При этом датой увольнения будет число, когда человек скончался. Это правило действует даже в том случае, если сотрудник умер в выходной или праздничный день. В случае смерти приказ всегда издается позже дня фактического прекращения трудовых отношений.

Если же достоверно о кончине человека неизвестно, и увольнение происходит на основании решения суда о признании его умершим или безвестно отсутствующим, то число берут из судебного документа. Если точной даты там нет, то днем прекращения трудового договора станет день вступления судебного решения в законную силу.

Сами документы (приказ, запись в трудовой книжке и личной карточке) оформляются согласно общим правилам кадрового делопроизводства. Для приказа обычно используют стандартную форму Т-8, но закон допускает и иной вариант оформления. Главное, чтобы документ соответствовал принятым в организации шаблонам.

• В «шапке» приказа указывают: реквизиты компании, номер и дату документа;
• В самом тексте пишут: ФИО, должность и табельный номер умершего, причину увольнения («смерть работника») и ссылку на закон (пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ);
• В качестве основания для издания приказа указывают реквизиты свидетельства о смерти.

При составлении приказа и внесении на его основании записи в трудовую книжку работодатель вправе использовать любую из формулировок:

• «уволен(а)»;
• «трудовой договор прекращен»;
• «трудовой договор расторгнут».

Запись в трудовой книжке

№ за­пи­си	Дата			Све­де­ния о при­е­ме на ра­бо­ту, пе­ре­во­де на дру­гую по­сто­ян­ную ра­бо­ту, ква­ли­фи­ка­ции, уволь­не­нии (с ука­за­ни­ем при­чин и ссыл­кой на ста­тью, пункт за­ко­на)	На­име­но­ва­ние, дата и номер до­ку­мен­та, на ос­но­ва­нии ко­то­ро­го вне­се­на за­пись
	число	месяц	год
1	2			3	4
Об­ще­ство с огра­ни­чен­ной от­вет­ствен­но­стью «Альфа» (ООО «Альфа»)
4	10	02	2018	При­нят в производственный цех на должность кладовщика	При­каз от 10.02.2018 № 12/п
5	08	05	2019	Тру­до­вой до­го­вор пре­кра­щен в связи со смер­тью ра­бот­ни­ка, пункт 6 части 1 ста­тьи 83 Тру­до­во­го ко­дек­са Рос­сий­ской Фе­де­ра­ции	При­каз от 21.05.2020 № 23/у
Спе­ци­а­лист Васильева Л.П. Васильева

Выдача документов родственникам

Трудовая книжка выдается родным умершего по их письменному запросу под расписку. Ее можно отправить ценным письмом с описью вложения, если родственники не могут или не хотят подойти за документом лично (п. 37 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»). Также ее может получить третье лицо по доверенности.

Родственники, которым может быть выдана трудовая книжка:

• супруги, с которыми брак зарегистрирован официально;
• родители и усыновители;
• дети (в том числе приемные);
• братья и сестры.

Теоретически получить трудовую книжку могут и более дальние родственники. Главная сложность заключается в подтверждении факта родства, без которого документ выдать нельзя.

Расписываться в трудовой книжке покойного родным не надо. Потребуется поставить подпись только в журнале учета о том, что они ее получили. Желательно при получении документа внимательно его изучить и сверить все записи, поскольку трудовая книжка в дальнейшем может понадобиться для получения компенсаций или иных выплат.

Если родственникам трудовая книжка не нужна или покойный был одинок, то документ хранится в организации минимум 50 лет, а в случае ликвидации компании – передается в архив. По истечение этого срока книжку можно уничтожить в установленном порядке.

Если родственникам покойного потребовались другие документы (медицинская книжка, копии кадровых приказов, справка о заработной плате и удержаниях), их также необходимо выдать в течение трех дней после запроса.

О выдаче всех документов желательно взять расписку, заполненную в свободной форме. В ней указывают:

• ФИО и паспортные данные родственника;
• номер и серию свидетельства о смерти;
• перечень полученных документов;
• в конце ставят текущую дату и подпись.

Выплата денежных средств

Как правило, у организации остается финансовая задолженность перед сотрудником. Организация обязана предоставить родственникам:

• заработную плату;
• премии;
• надбавки;
• доплату за рабочие часы;
• пособие по временной нетрудоспособности;
• компенсацию за отпуск, если он не был использован.

Иногда в трудовом договоре или в локальных актах организации предусмотрена выплата материального пособия. Также работодатель может выдать материальную помощь по собственной инициативе.

Денежные выплаты родственникам покойного подоходным налогом не облагаются (ст. 217 Налогового кодекса РФ). Также с них не удерживаются взносы в ФСС. На финансовые расчеты дается неделя после того, как наследники обратились за выплатами (ст. 141 ТК РФ). При этом для обращения к работодателю закон отводит четыре месяца. Если сумма была подготовлена к выдаче, но в течение 5 дней никто из родственников за деньгами не подошел, средства депонируются.

Четкой судебной практики по этому вопросу нет. Желательно, чтобы за деньгами обратился именно тот член семьи, который проживал с умершим. Когда такой возможности нет, допустимо руководствоваться ст. 5 ТК РФ, где сказано, что в случае противоречий в вопросах трудового законодательства с другими федеральными законами, приоритет имеют нормы ТК. То есть деньги может получить любой член семьи, даже если он проживал отдельно от покойного.

Также требует понимания вопрос, кто относится к членам семьи. В самом ТК расшифровки этого понятия нет. Согласно же ст. 2 Семейного кодекса, ими считаются:

• супруги;
• родители (усыновители);
• дети (в том числе усыновленные).

Все остальные родственники могут получить заработную плату покойного только если близких членов семьи у него не было.

Чтобы получить деньги, необходимо написать заявление на имя руководителя организации в свободной форме и предоставить следующие документы:

• свидетельство о смерти;
• свой паспорт;
• документ, подтверждающий родство с покойным или факт, что заявитель находился на его иждивении;
• для родственников – выписка из домовой книги о совместном проживании с умершим (желательно).

Дополнительные уведомления

К сожалению, в списке оснований для прекращения трудового договора присутствует и смерть работника. Причем, оно не такое уж и редкое, как может показаться на первый взгляд. Сотрудники кадровых служб крупных предприятий, где штат может составлять десятки тысяч человек, время от времени вынуждены оформлять множество документов, связанных с прекращением действия трудового контракта, руководствуясь именно статьей №83 Трудового кодекса РФ.

С одной стороны, это всего лишь одна из ситуаций, предусмотренных действующим законодательством, с другой – деликатная тема, когда нужно произвести выплаты родственникам умершего, а также оформить все необходимые документы максимально корректно, учитывая все нюансы этого процесса.

На сегодняшний день в Трудовом кодексе довольно чётко прописана процедура прекращения трудовых отношений между работодателем и работником в связи со уходом из жизни последнего.

Нормы ТК РФ

Первостепенное значение в данной ситуации имеют формулировки. С точки зрения закона умерший человек не может быть уволен . Соответственно, грубой ошибкой станет запись в трудовой «уволен в связи со смертью».

Корректно будет сказать: прекращен трудовой договор по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

Именно с такой формулировкой в ТК РФ фигурирует статья под № 83. Рассматриваемая в статье ситуация прописана в 6-м пункте 1-й части этой статьи.

Как и во всех остальных случаях, предшествующих прекращению трудовых отношений, работодатель обязан документально заявить об этом, издав соответствующий приказ. Исходя из общих положений ст. 84.1 ТК РФ сотрудник обязан ознакомиться с содержанием этого приказа и письменно это подтвердить. Разумеется, в представленном случае это сделать невозможно. Ничего не говорится в законе и о том, что свою подпись в приказе должны поставить родственники или иные представители умершего, поэтому графа документа, где сказано о том, что работник с ним ознакомлен, остается пустой.

Какой датой оформляется приказ об увольнении

Документом, служащим законным основанием для прекращения трудового договора по п.6 ч.1 ст.83 ТК РФ, служит согласно Федерального закона №143-ФЗ от 15.11.1997 свидетельство о смерти , которое выдается органами записи актов гражданского состояния.

Это важный нюанс, означающий, что устные или письменные сообщения родственников умершего, сотрудников органов внутренних дел или работников мед. учреждений не могут быть признаны достаточным основанием для начала процесса документального оформления прекращения трудового контракта. Соответственно, приказ об этом не может быть датирован числом, предшествующим тому, которое указано в свидетельстве о смерти.

Как правило, в кадровую службу официальный документ, подтверждающий смерть человека, поступает спустя некоторое, часто весьма продолжительное, время.

Однако в самом приказе последним рабочим днем сотрудника признается день, предшествующий его уходу из жизни, либо, если, например, он умер по ходу рабочего дня, именно эта дата и должна считаться последним рабочим днем.

Например, человек умер 15 июня, свидетельство о смерти, в котором и зафиксирована эта дата, родственники получили 30 июня, а предоставили этот документ по месту работы умершего 5 сентября. В этом случае, соответствующий приказ должен быть датирован 5 сентября, однако в нем согласно ст. 84.1 ТК РФ должно быть отражено, что последним днем, когда работник исполнял свои трудовые обязанности, является 14 июня, если на следующий день человек на работу уже не вышел.

Аналогично и с ситуацией, когда сотрудник был признан умершим по решению судебного органа. Дата смерти в этом случае будет совпадать с датой вступления решения суда в законную силу, а последним рабочим днем станет последний день его фактического выхода на работу.

Порядок действий сотрудников кадровых служб

Существует довольно чёткий алгоритм действий в подобных ситуациях, который может лишь слегка меняться в зависимости от конкретных обстоятельств:

1. Прежде всего, работнику отдела кадров необходимо получить официальный документ (или соответствующим образом заверенную копию), свидетельствующий о смерти человека. Помимо собственно свидетельства установленного образца, выдаваемого органом ЗАГС, это может быть решение судебного органа об установлении факта смерти или признании человека умершим. Именно данные из этого документа и будут использоваться для обоснования прекращения трудового контракта по обстоятельствам, предусмотренным в 6-м пункте 1-й части 83-й статьи ТК РФ.
2. Далее начальник организации в соответствующем документе приказывает прекратить действие трудового контракта. Датирован приказ должен быть днем получения кадровой службой документа, подтверждающего смерть сотрудника. Приказ издается по унифицированной форме №Т-8 , которая утверждена Госкомстатом 5 апреля 2004 года. В целом, это стандартный документ, за исключением отсутствия подписи работника о том, что с приказом он ознакомлен.
3. Изданный приказ необходимо соответствующим образом зарегистрировать в и распоряжений.
4. Далее требуется произвести необходимую запись в трудовой книжке сотрудника. В соответствии с п.17 правил ведения и хранения трудовых, которые были утверждены постановлением Правительства (№255 от 16.04.2003 года), в случае наступления обстоятельств, предусмотренных частью первой ст.83 ТК РФ, в книжку заносится необходимая запись с обязательным указанием пункта этой статьи, послужившего непосредственным основанием для прекращения трудовых отношений. При этом, во второй графе прописывается дата наступления смерти в соответствии с данными из документа, подтверждающего этот факт.
5. Сотрудник кадрового подразделения обязан сделать копию трудовой для хранения её в архиве предприятия.
6. Трудовая книжка должна быть выдана родственникам умершего. Близким необходимо предъявить документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении и т. д.). Сотрудник отдела кадров обязан сделать копии этих документов, заверить их и подшить к личному делу ушедшего из жизни. Также по просьбе родственников трудовая может быть выслана почтой заказным письмом с обязательной описью вложения и уведомлением о вручении получателю. В книгу учета в таком случае вносится запись, в которой содержатся реквизиты квитанции, полученной в почтовом отделении.
7. Необходимо провести полный денежный расчет с родственниками умершего.

Порядок оформления данного документа в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Расчёт и порядок денежных выплат

Эта сумма, как правило, состоит из двух частей, хотя в некоторых случаях возможны и дополнительные выплаты:

• Во-первых, это те денежные средства, которые должны быть выплачены увольняющемуся сотруднику в установленном законом порядке. Имеется ввиду денежное вознаграждение за труд с учетом всех доплат, премий, районных коэффициентов и прочих надбавок.
• Кроме того, это может быть и прочие выплаты, предусмотренные законодательными актами либо трудовым договором.

Все указанные суммы выплачиваются исключительно близким родственникам покойного, и только при их отсутствии расчет может производиться с родственниками второй и последующих очередей. Здесь необходимо обратиться к статьям Семейного и Гражданского кодекса. Там четко прописано, что к указанной категории относятся супруг, дети или родители гражданина .

Указанным лицам необходимо предоставить в бухгалтерию предприятия, на котором трудился умерший, документы, подтверждающие родство и удостоверяющие личность. В случае, если на получение денег претендует сразу несколько имеющих на это право родственников, есть смысл обратиться к статье 1183 Гражданского кодекса. В ней говорится, что выплаты, аналогичные рассматриваемым, должны получать члены семьи, совместно проживавшие с гражданином до его смерти, а также нетрудоспособные иждивенцы, независимо от того проживали они совместно или нет.

Согласно ст. 1114 ГК РФ права на получение этих выплат заинтересованные лица могут предъявить в течение 4 месяцев.

Если этого не происходит, то все суммы включаются в общее наследство, и к ним применяются те меры, которые предусмотрены соответствующими статьями Гражданского кодекса.

Другой подход к выплате социального пособия на погребение . На его получение может претендовать любое лицо, финансово обеспечивающее похороны усопшего. Для того чтобы получить пособие, необходимо предоставить помимо заявления и свидетельства о смерти ещё и какой-либо установленный законом платежный документ, подтверждающий расходы на проведение погребального обряда. Подразумевается, что эта выплата должна быть произведена в день обращения и предоставления всех необходимых документов. Вместе с тем, обратиться за пособием можно лишь в течение полугода со дня смерти лица.

Помимо рассмотренных выплат, работодатель может оказать материальную помощь родственникам ушедшего из жизни сотрудника.

Такого рода выплаты могут быть предусмотрены коллективным договором или иными нормативными актами предприятия.

Наконец, если с денежного вознаграждения ушедшего из жизни в соответствии с судебным решением производились определенные удержания в пользу третьих лиц или государства (штрафы по уголовным делам, плата по исковым заявлениям, алименты и т. д.), то в этом случае сотрудник кадровой службы обязан в письменном виде уведомить судебного пристава о прекращении трудового договора работника-должника.

Как оформить документы в случае смерти сотрудника, как правильно указать дату увольнения работника и кому выплатить зарплату, которую сотрудник не получил при жизни, расскажут эксперты.

Из статьи вы узнаете:

Скачайте документы по теме:

Увольнение по причине смерти сотрудника

Смерть сотрудника всегда становится неожиданностью не только для его семьи, но и для работодателя. Нужно расторгнуть трудовые отношения, и решать эту проблему приходится кадровой службе. Как действовать в такой ситуации? Какие документы оформить? Какую дату поставить в приказе об увольнении умершего работника? Кто получит зарплату, которую сотрудник не получил при жизни? Наша статья поможет вам не растеряться в трудной ситуации.

Какой документ подтвердит смерть работника

Если сотрудник не появляется на работе, постарайтесь узнать причину. Работник может находиться в больнице, прогуливать без уважительных причин или пропасть без вести. В табеле учета рабочего времени , если работник отсутствовал по невыясненным причинам, проставляйте неявки.

Признать сотрудника умершим вы сможете только в том случае, если для этого имеется документальное подтверждение. Увольнение по смерти сотрудника может состояться в следующих ситуациях:

• работник ушел из жизни, что подтверждает свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГС;
• суд признал сотрудника умершим или безвестно отсутствующим, и об этом есть постановление суда.

Поэтому первоначально запросите документ о смерти у родственников, представителей работника или в суде, чтобы оформить приказ о прекращении трудового договора . Отметим, что на практике часто у организации нет необходимости самостоятельно запрашивать документ. Родственника умершего сотрудника, как правило, сами представляются все необходимые данные.

Но, если документ своевременно не представили родственники, обратитесь к ним с просьбой документального подтверждения факта смерти.

На практике часто возникает вопрос: какая именно статья регулирует вопрос увольнения в связи со смертью работника. Поясняем, что данное основание расторжения трудового договора признается вызванным причинами, не зависящими от воли сторон. И такое увольнение производится на основании пункта 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ.

Оформление увольнения в связи со смертью работника

Итак, если вы столкнулись с необходимостью оформления расторжения трудового договора по причине смерти сотрудника надо действовать следующим образом.

1. Получите у родственников свидетельство о смерти работника. На основании этого документа подготовьте кадровые документы;

2. Оформите приказ об увольнении и трудовую книжку работника.

Сразу отметим, что при увольнении в связи со смертью работника надо будет оформить стандартный комплект документов. Это:

• приказ о расторжении трудового договора;
• трудовая книжка умершего сотрудника;
• личная карточка работника.

Образец приказа об увольнении в связи со смертью работника

Когда происходит увольнение в связи со смертью, важной является дата увольнения. Здесь надо сказать, что датой увольнения всегда будет признаваться день смерти работника. Эту информацию вы получите из представленного свидетельства о смерти.

Совершенно очевидно, что непосредственно в день смерти приказ об увольнении не может быть издан. Работодатель узнает о факте смерти сотрудника с определенным опозданием. Поэтому в данной ситуации дата издания приказа фактически будет позднее даты увольнения (даты смерти сотрудника).

Приказ о прекращении трудового договора (увольнении) в связи со смертью сотрудника

Внимание! Приказ о расторжении трудового договора надо издать в тот день, когда стало известно о смерти работника. Оформляйте документы только, если у вас в наличии появился документ, подтверждающий этот факт смерти.

Поэтому еще раз обращаем внимание, что в этой ситуации дата увольнения в связи со смертью работника, указная в приказе будет более ранняя, чем дата издания приказа. Также надо иметь в виду, что даже. Если смерть работника состоялась в выходной день, именно фактическая дата, отраженная в свидетельстве, будет днем прекращения трудового договора .

Пример

В организации работал кассир-операционист. В результате произошедшего дорожно-транспортного происшествия сотрудник скончался в больнице 12 августа 2019 года. Родственники сотрудника смогли представить работодателю свидетельство о смерти только 20 августа 2019 года. В таких обстоятельствах днем прекращения трудового договора будет 12 августа 2019 года, а издать соответствующий приказ надо 20 августа 2019 года.

Но в случае смерти не всегда все однозначно. Например, возможна ситуация, когда сотрудник признается умершим на основании решения суда. Чаще всего в таком случае дата смерти определяется непосредственно в судебном решении. Однако, это не обязательное правило. Суд может и не определить дату смерти. Возникает вопрос: каким числом будет происходить расторжение трудового договора?

В этой ситуации оформить увольнение надо в тот день, когда решение суда об установлении факта смерти сотрудника вступит в законную силу. Это вывод следует из пункта 3 статьи 45 Гражданского кодекса РФ.

Приказ о прекращении оформляется по общим правилам. В нем делается ссылка на соответствующую норму: пункт шестой части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ. Приказ может быть составлен по унифицированной форме № Т-8. Но, как известно, организации уже длительное время унифицированные формы применять не обязаны. Поэтому, если в вашей организации разработаны и утверждены собственные образцы, составляйте документ по своей форме.

Оформление трудовой книжки умершего работника

Здесь отметим, что смерть работника не является основанием для отказа вынесения записей в трудовую книжку . При увольнении по этому основанию, трудовая книжка оформляется по общим правилам.

Единственное, на что хотелось бы обратить внимание, это на некорректность употребления в такой ситуации слова «уволен». Поэтому при внесении записи в трудовую книжку, используйте формулировку: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации ».

Порядок внесения записи следующий:

1. В графе 1 проставьте порядковый номер записи;

2. В графе 2 укажите дату смерти сотрудника, которая отражена в свидетельстве о смерти;

3. Сделайте вышеприведенную запись о прекращении трудового договора;

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление увольнения сотрудника по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (в связи со смертью сотрудника)

Совершенно очевидно, что в данной ситуации запись об увольнении заверяется только работодателем. Надо проставить подпись лица, ответственного за ведения трудовых книжек и печать компании. Напомним, что в обычных обстоятельствах запись об увольнении своей подписью заверяет еще и сам работник.

Чтобы в два шага оформить увольнение, используйте мастер заполнения трудовой книжки от «Системы Кадры»

Заполнение личной карточки

Также как и в стандартной ситуации, работодатель отражает факт увольнения в личной карточке сотрудника. Здесь также надо сделать ссылку на пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Строка «Работник (личная подпись)» остается незаполненной.

Кому выдать заработную плату умершего работника

Чаще всего на день смерти сотрудника в организации числятся денежные средства, которые не были получены умершим работником в качестве заработной платы . И у работодателя возникает вопрос о том, как поступить с этими деньгами.

Важно! Статьей 141 Трудового кодекса определено, что работодатель должен выдать неполученную сотрудником заработную плату проживавшим с ним членам семьи и иждивенцам.

Помимо самой суммы неполученной заработной платы работодатель должен выдать родственникам работника:

• компенсацию за неиспользованный отпуск (при условии, что сотрудник не успел воспользоваться всеми положенными ему днями отпуска;
• пособие по временной нетрудоспособности . Такое пособие выплачивается в том случае, если перед смертью сотрудник болел и не успел получить положенное ему больничное пособие.

Отметим, что к членам семьи сотрудника относятся супруг, родители и дети. Это правило определено статьей 2 Семейного кодекса РФ. Причем супругом является только то лицо, которое состояло в работником в зарегистрированном браке (статья 10 Семейного кодекса). Иными словами, гражданский супруг не имеет статуса законного супруга работника.

Для того, чтобы произвести родственникам необходимые выплаты, работодатель должен получить от них следующие документы:

1. свидетельство о смерти сотрудника;
2. заявление, написанное родственником, о выплате причитающихся работнику сумм;
3. паспорт или иной документ, который удостоверяет личность члена семьи;
4. документ, который подтверждает факт родства с работником;
5. выписку из домовой книги, которая подтверждает факт совместного проживания с работником.

После того, как вы получите от члена семьи умершего работника все необходимые документы, в течение недели надо выдать начисленные денежные средства. Это установлено статьей 141 Трудового кодекса.

Мы не рекомендуем перечислять эти средства на банковскую карточку работника уже после его смерти. Дело в том, что трудовое законодательство прямо устанавливает порядок действий работодателя – денежные средства должны быть выплачены членам семьи работника. И если вы перечислите средства на банковскую карточку работника, может возникнуть спор с членами семьи.

Выдача трудовой книжки умершего работника

Трудовую книжку работника также надо выдать его родственникам. Лицо, которое обратилось за трудовой книжкой умершего сотрудника с письменным заявлением, должно подтвердить родственные отношения с ним. Трудовую книжку можно выдать на руки или выслать по почте. Если выдаете трудовую, родственник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и указать дату получения документа.

Если трудовую книжку умершего работника по письменному заявлению родственника направили по почте, в книге движения трудовых книжек сделайте отметки на основании почтовой квитанции. Трудовые книжки и их дубликаты, которые не получили в случае смерти работника его ближайшие родственники, хранятся до востребования у работодателя.

Родственникам умершего работника могут понадобиться и другие документы, которые связаны с его работой. Предоставьте по письменному заявлению не позднее трех рабочих дней:

• копию приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа о прекращении трудового договора;
• справку о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя;
• копию трудового договора и другие документы.

Получите расписку, которая подтвердит выдачу документов. В расписке попросите родственника работника указать:

• его фамилию, имя и отчество; данные паспорта;
• данные свидетельства о смерти работника;
• факт получения документов, связанных с работой умершего.

Приступайте к оформлению документов только после того, как получите свидетельство о смерти работника или постановление суда. На их основе составьте приказ об увольнении, дата которого не всегда совпадает с датой смерти. Выдайте трудовую книжку умершего работника и другие документы, связанные с его работой, по письменному заявлению его родственников.

Смерть работника – основание для прекращения трудовых отношений. Это событие влечет за собой необходимость составления приказа в соответствующей форме, а также выплату денежной компенсации родственникам. Имеется множество нюансов, связанных как с оформлением документов, так и с денежными выплатами.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Трудовое законодательство на сегодняшний день предусматривает практически все ситуации, возникающие при взаимодействии организации и нанятого сотрудника. В том числе достаточно подробно освещаются случаи увольнения, а также ситуации, в которых это сделать необходимо. Не обходит Трудовой кодекс и факт смерти работника. Касательно этого момента имеются довольно четкие инструкции. Они предусматривают выплаты, а также оформление всевозможных документов.

Рассматриваемая причина увольнения порождает множество вопросов, касающихся получения остатка по заработной плате и иных выплат. Данные ситуации разрешаются также исходя из действующего на сегодняшний день законодательства.

Увольнение в связи со смертью работника: инструкция

Смерть сотрудника влечет за собой его увольнение. Что обязывает работодателя полностью соблюсти соответствующую процедуру.

Это касается не только выплат оставшихся денежных средств, но также оформления всевозможных документов.

Несмотря на то, что работнику трудовая книжка более не потребуется, в ней необходимо делать соответствующую запись. В обязательном порядке должен быть сформирован соответствующий приказ.

Подтверждающие документы

Послужить основанием для увольнения могут только два документа.

Ими являются:

• свидетельство о смерти из ЗАГС;
• постановление суда, признавшего человека умершим.

Свидетельство о смерти обязательно должно содержать:

• отчество, имя и фамилию полностью;
• место рождения и прописки;
• национальность;
• гражданство;
• место смерти и точная её дата;
• причина смерти (основанием для подтверждения данного пункта является постановление медика);
• номер и иные реквизиты документа, являющегося юридическим подтверждением смерти;
• полный юридический адрес, а также реквизиты органа, постановившего смерть гражданина;
• номер и серия свидетельства;
• полностью отчество, имя и фамилия физического лица, которому был выдан данный документ.

При наличии свидетельства о смерти процесс увольнения сотрудника оформляется документально очень просто.

Некоторые сложности могут возникнуть, если документальным подтверждением смерти является постановление суда.

Подобного рода постановление может быть вынесено в следующих случаях:

• в наличии имеется заявление от заинтересованных лиц (родственников или иных) о том, что в течение года ничего о местонахождении лица известно не было (согласно ст.№42 ГК РФ);
• если по месту постоянной прописки или проживания нет никаких сведений о человеке в течении более чем 5-ти лет, то он объявляется судом умершим;
• если гражданин пропал без вести в условиях, угрожающих его жизни, по решению суда он может быть признан мертвым по истечении 6-ти календарных месяцев (п.1 ст.№45 ГК РФ).

При наличии какого-либо из двух документов, являющихся юридическим подтверждение смерти, трудовой договор прекращает свое действие не зависимо от воли работодателя. Основанием этому является п.6 ч.1 ст.№83 ТК РФ.

Обжаловать решение суда, постановившего смерть работника в связи с какими-либо обстоятельствами, можно только в течение одного месяца.

После этого подача апелляции не возможна, основание – ст.№321 ГПК РФ.

Издание приказа

Составление приказа об увольнении по причине смерти работника имеет множество нюансов. Так как в противном случае могут возникнуть различного рода прецеденты, являющиеся основанием для судебного разбирательства. Особенно важна дата увольнения – на практике чаще всего кадровые работники делают ошибки именно здесь.

Очень важно помнить, что смерть – фактический акт гражданского состояния. Следствием этого является обязательная государственная регистрация. Основание – п.1 ст.№47 и п.2 ст.№3, а также Федеральный закон №143–ФЗ. Именно поэтому слова родственников, а также информация из полиции не может служить основанием для формирования приказа об увольнении по причине смерти. Необходимо соответствующее постановление суда, либо свидетельство.

Сам приказ об увольнении составляется по специальной форме №Т-8. Она утверждена Госкомстатом 05.01.04 г. В тексте приказа необходимо указать причину расторжения договора (в связи со смертью). При этом в обязательном порядке нужно сослаться на ч.2 ст.№83 ТК РФ.

Имеющаяся в тексте строка «С приказом работник ознакомлен» не требует наличия подписи. Сам умерший подтвердить ознакомление не может. Подпись иного лица не требуется. В остальном же текст приказа об увольнении является стандартным.

Необходимо наличие следующей информации:

• отчество, имя и фамилия полностью;
• обозначение подразделения;
• профессия, разряд;
• основание для прекращения трудовых отношений (указывается номер документа, под которым он зарегистрирован в специальном реестре);
• наименование документа, подтверждающего основание для расторжения;
• подпись руководителя организации.

В шапке договора обязательно должна присутствовать информация о работодателе-организации – полное наименование. Помимо этого документ обязательно имеет номер, указывается дата его составления.

Как определить дату?

Дата прекращения действия трудовых отношений – день смерти умершего сотрудника. Он указан в предоставленном по месту работы документе (свидетельство о смерти или решение суда). Причем данная дата указывается даже в случае невозможности его выхода на работу (в выходной день или по иным причинам).

Но в то же время необходимо помнить, что согласно действующему законодательству (ст.№84.1 ТК РФ) момент прекращения трудовых отношений – это последний день посещения рабочего места.

В данном случае исключением являются выходные дни – фактически сотрудник свои обязанности не выполнял и на работу не выходил, но рабочее место было сохранено.

В поле даты составления приказа необходимо указывать с точностью тот день, когда по месту работы родственниками или иными лицами был предоставлен документ, являющийся юридическим подтверждением смерти сотрудника.

Запись в трудовой

Несмотря на то, что трудовая книжка умершему работнику более не пригодится, работодатель должен в обязательном порядке сделать в ней соответствующую запись. Правила хранения, а также заполнения трудовых утверждены на законодательном уровне постановлением правительства от 15.04.03 г. №225.

Согласно п.17 в случае, когда договор расторгается по независящим от заключившим его сторонам причинам, в трудовую книжку заносится соответствующая запись.

Также обязательное наличие соответствующей записи в трудовой книжке регламентируется специальной Инструкцией. Она содержит все правила, касающиеся данной юридически значимой операции (п.5.4). Инструкция является обязательной к исполнению. Основание для этого – постановление Министерства труда от 10.03.03 г. №69.

Необходимо заполнить графу №3 трудовой книжки. В ней должна присутствовать вся имеющаяся информация именно о прекращении действия договора, заключенного с сотрудником ранее. В рассматриваемой графе также должна обязательно присутствовать ссылка на п.6 ч.1 ст.№83 ТК РФ. В графе 2 следует указать дату смерти работника, обозначенную в предоставленном родственниками документе. Все выше перечисленные записи заверяются официальной печатью организации. Подтвердить свое ознакомление со сведениями, внесенными в трудовую книжку, умерший работник не сможет. Именно поэтому соответствующее поле допустимо оставить пустым.

Подпись родственника не требуется.

После внесения всех необходимых записей работодатель должен выдать на руки трудовую родственникам бывшего сотрудника. Основанием для выдачи является предоставление документа, подтверждающего непосредственное родство.

Таким документом может быть:

• свидетельство о браке;
• свидетельство о рождении (требуется от детей, внуков, родителей, а также братьев и сестер).

Когда выдача осуществлена, родственник обязан расписаться в специальной книге учета трудовых книжек. В неё вносится запись, содержащая информацию касательно получившего книжку лица, а также основания для её выдачи.

По письменному заявлению родственника книжка может быть выслана заказным письмом, почтой. Обязательна опись вложения. В специальной книге учета делается запись, содержащая реквизиты почтовой станции. Если по какой-либо причине трудовая книжка остается у работодателя, он обязан хранить её до востребования родственниками умершего.

Выплаты

После смерти сотрудника организации его родственникам в обязательном порядке выплачиваются денежные суммы, полагающиеся умершему. Их количество зависит от нескольких факторов. Работодатель должен рассчитаться в течение недели с момента получения обязательного пакета документов.

Сумма

Сумма, обязательная к выплате родственникам или иным лицам, состоит из двух основных частей:

• начислений, полагающихся работнику по трудовому договору;
• денежные средства, обязательные к выплате в связи со смертью.

Начисления, полагающиеся по трудовому договору, включают в себя:

• заработную плату;
• надбавки;
• премии;
• компенсацию отпуска;
• доплаты за рабочие часы;
• пособие по временной нетрудоспособности.

Основанием для выплаты является пакет документов, включающий в себя:

• составленное родственником в письменной форме заявление на получении денежных средств;
• имеющий юридическую силу документ, подтверждающий смерть сотрудника (постановление суда или свидетельство);
• документ, подтверждающий личность заявителя;
• документ, юридически подтверждающий факт наличия родства с умершим сотрудником.

Если удостоверение личности подтверждает факт родства, то последний в списке документ не требуется.

Учет и всевозможные расчеты касательно выплачиваемых сумм по умершему работнику составляются в специальной записке. Её формат утвержден на законодательном уровне постановлением Госкомстата. Она имеет наименование Т–61.

Размер социальной компенсации, полагающейся за похороны, должен быть равен стоимости погребальных услуг. Но величина суммы не может превышать установленной законодательством суммы. Письмом ФСС №15–03–11/05–359 величина максимальной выплаты составляет 4 515,6 руб. По желанию работодателя может быть выплачена социальная помощь родственникам.

Получатели

Получателем денежной компенсации полагающейся умершему работнику согласно трудовому договору может выступать только его непосредственный родственник. Либо лицо, находящееся на иждивении в день смерти, обозначенное в соответствующем документе. Основанием для этого является ст.№141 ТК РФ.