Каждое предприятие тратит финансы на изготовление товаров или предоставление услуг. Прибылью принято считать разницу между затраченными суммами на производство и валовым доходом, который еще называют товарооборотом. В некоторых случаях повысить приток денежных средств можно, поняв, какие статьи расходов могут быть сокращены, но делать это нужно очень внимательно, чтобы не навредить репутации компании и не снизить качество выпускаемых товаров.

На что предприятие тратит деньги?

У любого предприятия есть свои определенные статьи расходов, которые помогают ему полноценно функционировать. Все они могут быть грамотно оптимизированы, что непременно принесет повышение прибыли и снижение затрат. Вкладывать деньги приходится в такие нужды:

• оплата труда;
• закупка сырья;
• транспортировка материалов и готовой продукции;
• налогообложение;
• реклама;
• поддержание крупных клиентов;
• аренда или обслуживание помещений;
• коммунальные платежи;
• обслуживание и ремонт производственных машин и агрегатов;
• другие расходы.

Перед тем как снизить расходы предприятия, стоит тщательно пересмотреть каждую их статью и сделать вывод о целесообразной оптимизации.

Оплата труда

На любом предприятии есть наемные сотрудники, которые за определенное вознаграждение выполняют обозначенный объем работы. В законодательстве России указано, что работодатель может самостоятельно регулировать уровень заработной платы, понижать его или повышать.

Однако учтите, что есть максимально допустимая норма снижения оплаты труда, и получать меньше ее сотрудник не может.

Чтобы оптимизировать статью расходов на зарплаты можно принять такие меры:

• сократить штат сотрудников;
• воспользоваться услугами аутсорсинга;
• перевести работников на неполную ставку;
• использовать труд совместителей;
• уменьшить штат управленческого аппарата;
• автоматизировать производство, чтобы частично или полностью отказаться от ручного труда.

Все эти пункты будут действенными только в том случае, если их применение не повлияет негативно на конечную цель каждого производства – прибыль. К примеру, уволив высокооплачиваемого специалиста по обработке дерева и взяв на его место менее квалифицированного, но более дешевого сотрудника, вы можете столкнуться с понижением качества выпускаемой продукции, а это влечет за собой потерю потенциальных покупателей. Именно по этой причине любые манипуляции с оплатой труда должны быть продуманы до мелочей.

Закупка сырья

То, из чего мы производим продукт, также стоит достаточно дорого, особенно если учитывать девальвацию рубля в последнее время и массовое использование импортных материалов. Однако эта статья расходов также может быть сокращена при помощи таких действий:

• поиск более выгодных партнерских отношений с поставщиками;
• содействие с производителями сырья;
• оптовые закупки совместно с другими компаниями для получения скидки за объем;
• внедрение конструктивных изменений в производство для перехода на другие материалы;
• самостоятельное изготовление некоторых комплектующих, запчастей и т.д.;
• переход на более дешевые аналоги;
• замена импортного сырья отечественным.

Воплощать эти действия в реальность нужно очень грамотно и разумно, чтобы не снизить качество конечного продукта. Например, для изготовления шоколадных конфет будет целесообразнее закупать качественные какао-бобы, но перейти на более доступную упаковку, так вы сможете сохранить прежний состав продукта, но его себестоимость будет ниже, чем раньше.

Транспортировка материалов и готовой продукции

Расходы производств на транспорт иногда являются баснословными, ведь сырье нужно везти из разных государств или даже континентов, а доставку готовых товаров нужно осуществлять по всей стране. В таком случае будет выгодно воспользоваться услугами логистов или создать такой отдел на своем предприятии. Это позволит максимально повысить производительность транспорта, так как он будет ехать с грузами в обе стороны, соответственно, на оплату труда водителя и топливо. Также можно рассмотреть вариант сотрудничества с поставщиками материалов, которые расположены ближе к вашей компании.

Реклама

Чтобы продать продукт по выгодной цене, нужно грамотно его преподнести конечному покупателю. Именно для этого и устраиваются рекламные кампании, расходы на которые часто бывают очень большими. Чтобы снизить эту статью затрат, нужно пересмотреть такие факторы:

• бюджет, возможно, он слишком завышен и может быть сокращен без ущерба для конечного результата;
• поиск новых сотрудников, иногда известные рекламные агентства предлагают свои услуги по завышенным ценам, в таком случае есть смысл начать сотрудничество с более молодыми и более доступными в финансовом плане компаниями;
• оценка прибыли от рекламы: стоит выяснить, эффективна ли реклама, приносит ли она больше прибыли, чем весь рекламный бюджет, если показатели положительные, то компании выполняют свои функции, если нет, то нужно искать причину провала;
• расчет с рекламодателями по бартеру, данный метод снижения затрат будет действенным если у вас есть чем заинтересовать рекламное агентство, это может быть как продукт, так и услуга.

Если при снижении затрат на pr вы не будете получать этих результатов, значит, экономия окажется неэффективной. Именно по этой причине каждый пункт сокращения расходов нужно тщательно пересматривать и анализировать.

Поддержание крупных клиентов

Каждое производство идет на определенные уступки своим крупным клиентам и делает для них специальные предложения, внедряет программы лояльности, дает дополнительные услуги. Все это влечет за собой немалые расходы, которые снижают уровень прибыли. Вы можете отказаться от самых дорогих услуг, например, смс-оповещения клиентов об акциях, постоянной рассылке писем на электронную почту и прочего. В этом пункте также нужно взвесить все «за» и «против» экономии, потому как отказ от некоторых услуг может негативно повлиять на имидж компании и снизить количество ее постоянных клиентов.

Аренда и обслуживание помещений

Любое производство располагает определенной площадью, которая необходима для комфортной организации всех рабочих процессов. Это может быть и небольшой ангар, и громадная территория в несколько сотен гектаров с помещениями и цехами различного назначения. В независимости от того, какой размер имеют помещения, за них нужно платить аренду или тратить деньги на их содержание. Снизить эту статью расходов можно, используя следующие советы:

• пересмотр условий действующего арендного соглашения в пользу арендатора;
• переезд в другое помещение, которое будет более экономически выгодным;
• возможность сдачи некоторой площади в субаренду;
• выкуп арендованного помещения, если это целесообразно.

Если же вы являетесь собственником всех помещений и зданий производства, можете пересмотреть свои расходы на поддержание их в безопасном для труда состоянии. Регулярные текущие и капитальные ремонты можно делать с применением более дешевых материалов, уборку помещений можно совершать без клининговых компаний, а при помощи принятых в штат сотрудников.

Коммунальные платежи

Предприятия используют для своей деятельности природные ресурсы, оплата которых сейчас стоит довольно дорого, учитывая специальные тарифы для производств. Помочь снизить эту статью расходов могут такие меры:

• установление более жесткого контроля за экономией энергоресурсов;
• внедрение энергосберегающих производственных процессов;
• переход на вексельную оплату за услуги.

Обслуживание и ремонт оборудования

Чтобы производство не простаивало, нужно всегда содержать в исправном состоянии оборудование. Высокотехнологические машины чаще всего обслуживают специальные компании, услуги которых стоят недешево. Сократить растраты можно и на этом, если пересмотреть такие факторы:

• отсрочка на длительный или короткий период текущего ремонта агрегатов;
• отказ от услуг подрядчиков и ремонт машин при помощи своих сотрудников;
• пересмотр условий договора с подрядчиками в пользу компании;
• поиск более доступных фирм, предоставляющих сервисные услуги.

Все эти пункты могут значительно снизить расходы на ремонт и обслуживание машин.

Однако помните, что в некоторых случаях будет выгоднее довериться команде профессионалов, чем создавать собственный сервисный отдел, так как труд хороших специалистов дорого оплачивается, особенно если речь идет о программном обеспечении агрегатов .

Прочие расходы

Это очень широкая статья, которая будет для каждого предприятия иметь свои определенные пункты. К примеру, можно взять крупный завод, который тратит деньги на такие дополнительные меры:

• научная и конструкторская деятельность;
• поддержание большого ассортимента товаров;
• исследование рынка сбыта;
• работа над отбором только определенного сырья с определенными характеристиками;
• постоянное повышение уровня квалификации сотрудников, и т.д.

В некоторых случаях без этих дополнительных расходов можно полностью обойтись, если они не особо влияют на уровень продажи продукции. Однако, когда от данных факторов зависит репутация компании и количество ее постоянных клиентов, стоит тщательно обдумать сокращение затрат, ведь это может привести к затруднительному экономическому положению.

Грамотная оптимизация затрат: итог

Любое предприятие может снизить свои расходы без ущерба для репутации, качества конечной продукции и условий труда для сотрудников. Однако, для того чтобы правильно оценить все резервы, нужно провести серьезное исследование, которое покажет, какие статьи затрат будет целесообразно урезать, а какие стоит оставить на прежнем уровне для полноценного развития производства. Только тщательно продуманный план экономии на расходах может дать желаемые результаты.

Сокращение затрат на сырье и материалы
Для сокращения затрат на покупку сырья и материалов Компания может сделать следующее:

• Пересмотреть в свою пользу условия контрактов с существующими поставщиками.
• Найти новых поставщиков
  Пример: компания может заменить импортные материалы на аналогичную продукцию отечественного производства; установить прямые отношения с производителями материалов, либо сократить число посредников; заключить договора с поставщиками предлагающими наиболее выгодные условия.
• Использовать менее дорогие компоненты, где это возможно. Компания может даже внести конструктивные изменения в выпускаемую продукцию для того, чтобы иметь возможность перейти на новые материалы.
  Пример: производитель кондитерских изделий перешёл на новую упаковку, поскольку ранее она изготавливалась из импортных материалов, которые стали слишком дорогими после девальвации рубля.
• Помочь поставщикам снизить свои затраты.
  Пример: крупный Российский производитель макаронных изделий успешно сотрудничает с местными фермерами, помогая им снижать затраты и тем самым обеспечивая для себя низкие закупочные цены на пшеницу.
• Осуществлять закупки материалов совместно с другим покупателем у одного поставщика.
  Пример: две торговые компании могут производить совместную закупку для того, чтобы получить скидку за объем.
• Производить необходимые материалы самостоятельно.
  Пример: предприятие по производству жалюзи стало изготавливать больше число компонентов самостоятельно, когда девальвация рубля сделала закупку этих компонентов за рубежом экономически необоснованной.
• Внедрить ресурсосберегающие технологические процессы, которые позволяют экономить на стоимости сырья. Советский лозунг "Экономика должна быть экономной" сохраняет свою силу и в нынешних условиях.
  Пример: компания по производству прохладительных напитков смогла снизить свои затраты на производство тары на 30 процентов, перенастроив машину для производства пластиковых бутылок таким образом, чтобы она могли использовать более легкие (и как следствие менее дорогие) заготовки для изготовления бутылок прежнего размера.
  Примеры организации более эффективного управления производственными процессами приведены в Приложении 3. Система Своевременного Пополнения Товарно-Материальных Запасов (JIT) .
• Придать первостепенное значение процессу закупок сырья и материалов.
  Пример: вскоре после событий 17 августа 1998 г. компания - производитель продуктов питания перевела своих лучших менеджеров из отдела продаж в отдел закупок сырья и материалов. В результате компания смогла сохранить затраты на материалы почти на прежнем уровне, найдя новых поставщиков.
• Пересмотреть политику учета сырья и материалов с целью минимизации налоговых платежей. Методики учета приводятся в

Андрей Зинкевич – о том, что для оптимизации затрат нужно не урезать зарплаты, а отказываться от невыгодных клиентов

IT-инструменты, которые использует Андрей Зинкевич

• Evernote
• Мегаплан
• Disqus

Сложная ситуация в экономике вынуждает многих предпринимателей резко сокращать расходы. Но сокращение сокращению рознь – есть полезная для бизнеса оптимизация нестратегических затрат, а есть губительный секвестр важных для развития компании статей расходов. О том, как сократить затраты, но при этом не демотивировать ключевых сотрудников и не уронить качество продукта, рассказал основатель проекта «Привлечение и удержание клиентов» Андрей Зинкевич.

Предприниматель, специалист по интернет-маркетингу. Основатель проекта «Привлечение и удержание клиентов» . Сооснователь и директор по маркетингу сообщества «Клуб директоров» . Автор нескольких книг по интернет-маркетингу. Живёт в Польше.

Думать о расходах

Раньше на вопрос о том, как сократить расходы компании, я бы не задумываясь ответил своей любимой цитатой: «Думай не о расходах, думай о доходах!» И предложил бы, в первую очередь, начать с пересмотра системы клиентогенерации и продаж, а лишь затем фокусироваться на сокращении ненужных издержек.

Но сегодня немного другое время.

Во многих странах СНГ, в том числе и в России, сейчас серьёзный экономический кризис. Обвал национальных валют составил от 50% до 300%, а вместе с этим упали и доходы населения. Всё это в совокупности нанесло очень тяжёлый удар по малому и среднему бизнесу.

Поэтому, в ситуации, когда количество клиентов и заказов резко падает, любой компании самое время подумать о сокращении расходов. Но сделать это нужно таким образом, чтобы не нанести серьёзный урон своему бизнесу, клиентам и сотрудникам.

Можно ли сократить расходы быстро и безболезненно? Об этом и поговорим.

Стратегические и нестратегические расходы

У Боба Файфера, автора книги «Издержки – вниз, продажи – вверх», есть отличная классификация издержек. Все расходы он делит на стратегические (которые, обеспечивают прибыль компании) и нестратегические (обеспечивающие рабочий процесс, но не приносящие доход).

К стратегическим расходам Файфер относит маркетинг (привлечение новых и удержание старых клиентов) и бонусы менеджерам по продажам. То есть, целевые инвестиции, направленные на рост продаж и прибыли компании. К нестратегическим расходам относятся аренда офис, закупка оргтехники и канцелярии, зарплата административного персонала и т.д.

превзойти своих конкурентов по уровню стратегических расходов, обеспечивая эти расходы при любой конъюнктуре как в хорошие, так и в плохие времена;


безжалостно урезать нестратегические расходы, доведя их до абсолютного минимума.

Но, по факту, многие бизнесмены поступают наоборот. Давайте посмотрим на три самые распространённые ошибки, которые допускают предприниматели, сокращая издержки.

Три самые распространённые ошибки
при сокращении затрат

Ошибка первая - урезание зарплат

Урезать зарплату персоналу - это первое, что приходит на ум многим предпринимателям. Почему этого не нужно делать? Как минимум, потому что сотрудник обозлится на руководителя, а его мотивация упадёт ниже плинтуса.

Урезание зарплаты всегда приводит к тому, что сотрудник в рабочее время будет занят не решением рабочих вопросов компании, а поиском дополнительного дохода и новой работы. А как только он найдёт что-то более-менее подходящее, тут же уйдёт от вас

Более целесообразно подумать о сокращении персонала, чьи функции можно легко и безболезненно передать на аутсорс, чем об урезании зарплаты ключевым сотрудникам. Последние всегда будут помнить о том, что вы заботитесь о них, и будут стараться сделать всё возможное для роста компании.

Ошибка вторая - сокращение инвестиций в маркетинг

Вторая распространённая ошибка - сокращение инвестиций в маркетинг. Почему этого нельзя делать? В США проводилось исследование, в результате которого было обнаружено, что те компании, которые не урезали маркетинговый бюджет во времена финансового кризиса, в итоге стали лидерами своих отраслей. Те же компании, которые сокращали инвестиции в маркетинг, потеряли как свою долю рынка, так и значительно ослабили свою конкурентоспособность.

Нужно не сокращать, а оптимизировать расходы. А для этого перераспределять маркетинговый бюджет на наиболее прибыльные каналы, отказываясь от неэффективных.

Ошибка третья – ухудшить качество продукта

Ухудшить качество - значит вынести продукту смертный приговор. Рынок поменялся, конкуренция стала жёстче, а клиент - образованней. Сегодня клиент понимает, что он король. И именно он принимает решение. Поэтому, как только качество вашего продукта перестанет его устраивать, он тут же развернется и уйдет к вашим конкурентам.

Вместо ухудшения качества подумайте о различных тарифных сетках и опциях для клиента. Хотите сократить издержки на доставку? Повысьте сумму минимального заказа для бесплатной доставки. Клиент хочет заплатить вам меньше денег? Уменьшите количество предоставляемых услуг. Но никогда и ни в коем случае не ухудшайте качество!

К тому же есть эффективные способы сокращения расходов, о которых поговорим ниже.

Семь способов быстро и эффективно сократить расходы

Способ первый - отказ от офиса

Когда я советую отказаться от офиса, многие недоумённо смотрят на меня и крутят пальцем у виска. Но давайте посмотрим правде в глаза. Если ваш офис не служит одновременно складом, выставочным залом и местом продаж, то вы легко можете обойтись без него.

Во-первых, аренда офиса и его обслуживание - одна из самых весомых статей среди нестратегических расходов. Просто посчитайте, насколько вы бы смогли улучшить финансовое положение, если бы убрали из статей издержек расходы на аренду и содержание офиса (хотя бы частично).

Во-вторых, вы бы значительно сэкономили для своих сотрудников время (которое они тратят на то, чтобы добраться на работу и вернуться домой) и деньги (обеды, кофе, транспорт и т.п.).

Конечно, многие предприниматели морально не готовы к такому подходу. Ведь у них сразу возникает вопрос: а как персонал будет работать без моего контроля?! Отвечу вопросом на вопрос: а зачем вам вообще сотрудники, которые работают только из под палки и только когда у них над душой стоит руководитель? Увольняйте их!

Подумайте об управлении по целям (рекомендую книгу Брайана Трейси «Мотивация»), пропишите стратегию и пошаговые задачи её реализации для каждого сотрудника, используйте программы, позволяющие вести коллективную работу и отслеживать состояние каждого процесса и задачи («Мегаплан», «Битрикс», Trello, Basecamp). Наконец, привяжите зарплату сотрудников к результатам и выполнению целей.

Ведь вас, надеюсь, интересуют результаты?

Способ второй – аутсорсинг

Аутсорсинг - эффективный способ существенно уменьшить издержки. Например, если у вас в штате есть юрист, то вы несёте издержки на его зарплату и обустройство рабочего места. Но если при этом вашему бизнесу не нужна существенная юридическая поддержка, то вы можете смело отказаться от юриста и заключить договор на обслуживание с хорошей юридической компанией.

Преимуществ несколько. во-первых, если что-то пойдёт не так, вы всегда можете выставить претензии компании, обслуживающей вас, а также применить штрафные санкции. Во-вторых, если ваша компания также предоставляет услуги, которые могут быть полезны юридической компании, вы можете просто договориться о партнёрском и бартерном обмене. Таким образом, отказавшись от лишних издержек.

Способ третий - процент и бонус за выполнение задач вместо ставки

Третий способ быстро и относительно безболезненно сократить расходы - перевести сотрудников с фиксированной ставки на процент. Но прежде чем это сделать, вам нужно будет детально ознакомится с функциями и обязанностями каждого сотрудника.

Если, например, менеджеру по продажам или маркетологу можно дать процент от продаж и выполнения плана, то с бухгалтером или клиент-менеджером так не получится. Посчитайте, сколько целевых действий выполняет бухгалтер (количество проводок, подготовка отчётов, подача документов в налоговую и т.д.) и выставьте оплату за каждое действие или за достижение результата.

Возможно, вы увидите, что вам и не нужен бухгалтер на постоянной основе (особенно это касается малого бизнеса). Тогда вы смело сможете ему предложить работать у вас и вести ещё несколько компаний.

Способ четвёртый - отказ от неэффективных каналов маркетинга

Во времена кризиса одной из ваших ключевых задач будет тщательный анализ эффективности каждого маркетингового канала. Смотрите на достижение целей, ROI и период окупаемости, количество потенциальных клиентов. На основании полученной аналитики отказывайтесь от невыгодных и неприбыльных каналов, и перераспределяйте их бюджет на более эффективные.

Способ пятый - отказ от невыгодных клиентов

Клиентов тоже нужно уметь увольнять! А кризис, как ничто другое, подходит для этого.

Посмотрите на клиентов, которые отнимают 80% вашего времени, принося при этом всего 20% прибыли. Нужны ли они вам вообще? Может, стоит сосредоточиться на работе с ключевыми клиентами и предложить им несколько дополнительных услуг или продуктов?

Просто подумайте, что было бы, если бы вы смогли высвободить 80% своего временного ресурса и отказаться от клиентов, морочащих голову и портящих нервы? Я уверен на все 100%, что после этого вы бы обнаружили значительную часть расходов, от которой можно отказаться.

Способ шестой – отсрочки платежей поставщикам

Подумайте, для какого поставщика ваша компания является серьёзным и важным клиентом, а затем обратитесь к ним и попросите дополнительную отсрочку платежей. Многие боятся потерять клиентов, так что с большой долей вероятности ваши поставщики согласятся пойти на уступку.

Способ седьмой – проведите ревизию нестратегических расходов

Это самый простой способ быстро сократить расходы своей компании. Проанализируйте, на что тратились деньги компании в предыдущем месяце. Покупка кофе и печенюшек, канцелярские расходы, расходные материалы, звонки по личным вопросам с рабочего номера - всё это можно спокойно урезать и при этом не демотивировать сотрудников.

Просто объявите всем, что в следующем месяце бюджет по таким статьям урезается на 50% - люди это поймут, тем более, если это не затронет их зарплат.

Путь к материальному богатству лежит через грамотное приумножение денег. Но где эти деньги взять, если многие из нас тратят ровно столько, сколько и зарабатывают? Варианта здесь всего два: зарабатывать больше, тратить меньше. Первый вариант выглядит более привлекательно, но в большинстве случаев есть одно очень большое “НО”!

Каждый, кто дочитает эту статью до конца, может стать богаче на 6 миллионов рублей!

В эпоху потребления мы вступили буквально 15-20 лет назад. В наших умах ещё нет культуры потребления и сбережения, поэтому все заработанное мы тут же тратим. Я знаю пример, когда человек зарабатывал сначала 30 тысяч и в конце месяца у него оставался ноль. Потом этот человек становился все успешнее и успешнее в плана зарабатывания денег. Аналогичным темпом росли его навыки потребления. В итоге при ежемесячных доходах свыше миллиона рублей в конце месяца оставался тот же ноль. Вам знакома такая ситуация? Узнаете себя?

Мы, как пещерные люди, тут же набрасываемся на поедание убитого медведя. Не хотим заглядывать в завтрашний день. Живем здесь и сейчас, что безусловно соответствует нашим инстинктам. Финансовая модель мира отличается от нашей инстинктивной модели: нужно более грамотно подходить к деньгам здесь и сейчас, чтобы потом получить ещё больше денег.

Сокращение расходов в моей финансовой модели состоит из трех этапов:

1. Постановка долгосрочных целей. У нас должна быть мотивация к накоплению и приумножению денег. Для этого нам нужно прописать все финансовые цели на долгосрочную перспективу. Лучше всего это делать в рамках разработки личного финансового плана, где также будут даны инструменты конкретно для приумножения денег, а также будет дана целостная картина финансовой жизни человека.
2. Контроль расходов. Если мы хотим что-то сократить или уменьшить, то прежде всего нам надо это начать измерять и затем контролировать. Да, это очень скучный и нудный процесс, но нам нужно начать записывать свои расходы. У меня у самого не получилось сделать это с первого раза. Сначала я пробовал делать это в экселе. Конечно, эксель – очень гибкий инструмент, и его можно настроить конкретно под свои цели и задачи. В то же самое время эксель для этого действия является очень неудобным инструментом с практической точки зрения: нужно включить компьютер, вспомнить все траты за день, занести их. Это только кажется, что это легко. В жизни получается примерно так: “ай, да ладно. Не охота уже включать компьютер. Занесу-ка свои траты на выходных”; в выходные садишься за таблицу семейного бюджета и уже не можешь вспомнить, куда уходили деньги в начале недели. В итоге начальным энтузиазм пропадает в первые 2-3 месяца. Сейчас у меня этот процесс доведен практически до инстинктивной реакции – сделал трату – зафиксируй. Я использую программу “Дребеденьги” , которая позволяет вносить траты, как на компьютере, так и на телефоне. Процентов 90 своих затрат я фиксирую в мобильном телефоне прямо у кассы, пока продавец отбивает товар. Это очень удобно, по сути я затрачиваю 0 минут и 0 секунд на текущий контроль расходов: ведь я бы точно так же стоял и ждал пробития чека продавцом.
3. Оптимизация расходов. Через 2-3 месяца контроля расходов нужно сесть и проанализировать свои траты. На данном этапе важно понять различие между оптимизацией расходов и экономией. Под экономией у нас чаще всего понимают совсем другое понятие: скатиться на более низкий уровень жизни. Мне больше нравится термин “оптимизация расходов”. При оптимизации расходов фактически мы получаем то же самое, но за более низкую цену. Мы не понижаем наш уровень жизни. Именно оптимизация расходов в итоге ведет к реальному сокращению расходов, поэтому рассмотрим ключевой этап более подробно.

При оптимизации важно выделить главные факторы для вашей покупки. Именно эти факторы мы не должны ухудшить, чтобы не перейти в режим экономии. Не важные для нас особенности товары мы можем ухудшить, так как их изменение не вызовет понижения нашего уровня жизни: мы просто не заметим этих факторов, так как они для нас не важны.

Пример: нам нужно купить кроссовки для тенниса. В главные факторы мы записываем: теннисная специфика, качество, 41 размер. Допустим мы выбираем между тремя моделями 41 размера: теннисная обувь прошлой коллекции от Wilson за 3790 рублей, беговые кроссовки за 2400 рублей, новинка от Wilson за 4990 рублей. Если мы выберем самый дешевый вариант, то мы ухудшим наш фактор “теннисная специфика”. Этот вариант нам не подходит. Остается два одинаковых для нас варианта по главным факторам. Разумнее было бы выбрать теннисную обувь за 3790 рублей, сократив личные расходы на 1200 рублей. Если бы в наших главных факторах было ещё нечто вроде “следование моде, всегда только новинки”, то нам бы никак не удалось оптимизировать эту статью расходов и следовало бы купить самую дорогую обувь из предложенных.

После выделения главных факторов по каждой покупке нам нужно задать вопросы для понимания вариантов сокращения расходов. Эти вопросы следует применить к каждой трате, которая была зафиксирована:

• Точно ли мне это надо? Можно ли от этого отказаться? Насколько эта трата для меня приоритетна сейчас?
• Могу ли я приобрести это в другом месте по более низкой цене?
• Могу ли я найти товар заменитель?
• Можно ли здесь применить скидку?
• Можно ли получить желаемое, устранив посредника?
• Если покупать это оптом, то это будет дешевле? Целесообразна ли оптовая покупка?
• Можно ли сократить расходы, применив технологические решения?
• Если покупать это в другое время, то это будет стоить столько же?
• Может стоить пересмотреть эту привычку и что-то поменять?
• Может ли государство вернуть часть моих затрат?
• Могу ли я использовать законные хитрости для сокращения обязательных расходов?
• Мог ли я избежать этой траты, если бы что-то предусмотрел заранее?

Процесс оптимизации личных расходов – это не быстрое дело. Грамотная оптимизация расходов занимает минимум 5 часов. Готовы ли вы потратить эти часы, чтобы ежемесячно освободить существенную сумму денег и направить ее на приоритетные цели? По моему опыту средняя семья может грамотно сократить свои расходы на 7 000 рублей в месяц. Кажется, что это небольшие деньги. А теперь давайте посчитаем, сколько семья “заработает” за 30 лет? При инвестировании этих средств через 30 лет у семьи сложится капитал почти в 6 миллионов рублей (в текущих ценах, при реальной ставке доходности 5%). Очень важно понять, что я здесь даю реальную величину капитала, а не номинальную. Номинально у семьи будут десятки миллионов, но там будут сидеть “инфляционные деньги”. Также важно понять, что 5-% доходность – это именно реальная доходность. При инфляции в 10% семья должна инвестировать под ставку чуть больше 15%, а если быть точным, то под ставку 15,5%.

Долгожданные 25 примеров оптимизации расходов с конкретными числами из моего опыта и опыта моих клиентов:

1. Покупка нужного телевизора не в ближайшем магазине техники, а через интернет-магазин. Сокращение расходов на 8 000 рублей один раз в 10 лет.
2. Покупка билетов на самолет через интернет, анализируя агрегатор цен на билеты. Сокращение расходов на 700 рублей один раз в три месяца.
3. Бронирование гостиницы по акции и заранее через booking.com Сокращение расходов на 9 000 рублей один раз в год.
4. Использование сервиса попутчиков BlaBlaCar. Сокращение расходов на 800 рублей в месяц один раз в месяц.
5. Применение дисконтных карт в магазинах. Сокращения расходов на 450 рублей в месяц.
6. Сами спросили о наличии скидок. Сокращение расходов на 500 рублей в месяц.
7. Покупка шипованной резины вне сезон. Сокращение расходов на 1 200 рублей один раз в 5 лет.
8. Использование купонных сайтов в некоторых случаях. Сокращение расходов на 800 рублей один раз в три месяца.
9. Отключение ненужных услуг телефонии. Сокращение расходов на 120 рублей в месяц.
10. Покупка детских вещей в рамках коллективной покупки. Сокращение расходов на 2 000 рублей один раз в год.
11. Возврат НДФЛ при оплате образования. Сокращение расходов на 15 600 рублей один раз в год.
12. Регистрация автомобиля на родителей из деревни, пониженный тариф при страховании автомобиля. Сокращение расходов на 3 700 рублей один раз в год.
13. Совершение платежа не в офисе банка, а через личный кабинет на сайте. Сокращение расходов на 360 рублей один раз в год.
14. Покупка качественной одежды из коллекции прошлого года. Сокращение расходов на 3 700 рублей один раз в три месяца.
15. Подключение к бонусной программе банка. Сокращение расходов на 330 рублей в месяц.
16. Заправка полного бака в выходные дни по акции “В выходные дешевле”. Сокращение расходов на 360 рублей в месяц.
17. Поход в магазин со списком. Сокращение расходов на продукты на 3 500 рублей в месяц.
18. Игра на теннисном корте в утренние часы, в более дешевое время. Сокращение расходов на 2 000 рублей в месяц.
19. Покупка зарубежных книг через amazon. Сокращение расходов на 1 000 рублей один раз в три месяца.
20. Сменили салон красоты, получили качественные услуги мастера по более выгодной для нас цене. Сокращение расходов на 1 000 рублей в месяц.
21. Плановый осмотр зубов вместо экстренного хирургического вмешательства. Сокращение расходов (оценочное) на 4 000 рублей раз в год.
22. Аренда бензопилы на выходные вместо ее покупки. Сокращение расходов на 3 000 рублей один раз.
23. Покупка светодиодных ламп вместо обычных. Сокращение расходов на электроэнергию на ближайшие годы примерно на 200 рублей в месяц.
24. Покупка контактных линз не по привычке в оптике, а через интернет-магазин. Сокращение расходов на линзы на 500 рублей в месяц.
25. Консолидация трех мелких кредитов в один большой. Сокращение ежемесячного платежа по кредиту на 700 рублей.

В некоторых примерах мы “экономим копейки”, но итоговая оптимизация выливается всегда в круглую сумму. Эта сумма позволяет направить освободившиеся средства на накопление и достижение долгосрочных целей. Именно наша мотивация, горячее желание достижение долгожданной цели будет питать наше искусство оптимизации расходов.

Как снизить затраты компании без сокращения персонала и урезания зарплат

В этой статье Вы узнаете о нескольких альтернативных методах сокращения затрат предприятия и познакомитесь с примерами из западной практики (см. Как сокращают расходы на персонал в иностранных компаниях и Как перестать терять деньги, не прикладывая особых усилий: советы российских коллег). Предлагаем Вашему вниманию 16 оригинальных способов борьбы с лишними тратами.

Как сокращают расходы на персонал в иностранных компаниях

Агентство недвижимости Luxury Retreats практикует перестановку кадров. Так, восемь сотрудников из отдела разработки прошли обучение и стали трудиться в отделе продаж (на должностях, приносящих компании прибыль).

Компания Rhino Foods (производство ингредиентов для мороженого), когда падает спрос, направляет сотрудников на работу в фирму Autumn Harp, производящую декоративную косметику.

Руководство кадрового агентства Accolo попросило сотрудников взять по пять дней неоплачиваемого отпуска, пообещав не сокращать зарплаты.

Производитель красок Sherwin-Williams ввел для сотрудников плавающий график отпусков за свой счет – добровольные отстранения от работы на шесть недель.

Боб Файфер, глава консалтинговой фирмы Fifer Associates, прибег к таким способам.

• Перестал включать в бюджет «обязательные» расходы – на покупку мебели, прием новых сотрудников и пр. Он объявил, что выделение денег по этим статьям требует его личного одобрения. Заявок поступило мало, средства не израсходовали.
• Отказался от курьеров. Спустя полгода все наладилось: что-то стали посылать по почте, что-то служащие завозили контрагентам, когда это было по дороге.
• Ограничил бюджет на содержание офиса. Консультируя одну фирму, он предложил без обсуждения сократить бюджет (3 млн долл. США в год) на 40%. В итоге скорректированный бюджет не был превышен.

Как перестать терять деньги, не прикладывая особых усилий: советы российских коллег

Ввести электронные закупки. Тендер, объявленный в Сети, привлекает большое количество поставщиков, которые ради победы готовы идти на уступки. Если проводить аукцион с коротким списком поставщиков в режиме реального времени, цена в среднем падает на 10–15%.

Установить минимальный размер заказа. Из-за недозагрузки транспортных средств при розничных поставках доходность может быть ниже на 8–12% по сравнению с поставками крупным клиентам. Можно либо ввести размер минимального заказа, либо взимать плату за доставку товара, общая стоимость которого меньше установленной Вами нормы.

Запретить использование служебных телефонов в личных целях. Полиграфическое предприятие из Нижнего Новгорода получает у сотового оператора распечатку звонков с рабочих телефонов и анализирует те, стоимость которых превышает несколько сотен рублей. Компания предупредила работников, что траты на личные разговоры будут удерживаться из их зарплат. В результате ежемесячная плата за телефонную связь сократилась с 200 тыс. до 40 тыс. руб.

Опыт практика: Кирилл Гуляев - Генеральный Директор Первого полиграфического комбината, Красногорск (Московская область)

Беречь тепло, загружать склады, коммерциализировать столовую

Отопление за счет тепла, выделяемого оборудованием. Этот метод называется рекуперацией тепла: мы используем отработанный горячий воздух для отопления производственных помещений. Поступающий от печатного оборудования очищенный воздух не выбрасывается в атмосферу, как это делается обычно, а попадает в специальный теплообменник. Там горячие газы нагревают воду, которая идет в отопительную систему предприятия. Это позволяет снизить нагрузку на котлы и сократить расходы на отопление. Оснащение машин теплообменниками увеличило их стоимость на долю процента от первоначальной цены, а применение данной технологии позволило нам экономить, по самым скромным подсчетам, около 8 млн руб. в год.

Сокращение логистических затрат за счет сдачи складских помещений своим поставщикам. У нас есть собственный складской комплекс площадью 7500 кв. м. По технологии производства мы должны хранить на складе двухнедельный запас краски. При этом большая часть расходных материалов привозится из-за рубежа. Чтобы сократить расходы на доставку, мы предложили одному из крупных поставщиков взять в аренду наши складские площади (около 6% общей площади складов). Поставщик согласился, и теперь для нас логистика ограничивается доставкой краски с собственного склада в печатный цех. Сырье не числится в наших складских запасах и поступает в точно требуемом объеме по мере необходимости. Кроме того, мы получили дополнительный доход от аренды, а наш партнер приобрел удобно расположенные склады и лояльного покупателя под одной крышей.

Услуги собственной столовой для сторонних компаний. На нашем предприятии работает столовая, сотрудники за счет дотаций компании могут питаться вкусно и качественно по минимальным ценам. В определенный момент расходы на столовую стали для нас обременительными, поскольку продукты дорожают, а повышение цен на питание – непопулярная мера. В результате мы коммерциализировали столовую и заключили договоры с расположенными поблизости организациями. Теперь на машинах комбината мы доставляем обеды в соседние офисы, а некоторые работники этих предприятий приходят к нам сами. За счет того, что закупки продуктов питания были увеличены, нам удалось снизить затраты. Это позволило вывести корпоративную столовую на безубыточность, не увеличивая нагрузку на кошельки собственных сотрудников.

Опыт практика: Сергей Шилов - Управляющий партнер и владелец компании AT Consulting, Москва

Перевели IT-отдел на самоокупаемость

Один из вариантов снижения расходов – перевести на самоокупаемость те подразделения, которые обычно не приносят прямой прибыли. Например, в период экономического кризиса наше IT-подразделение начало обслуживать еще и некоторых наших клиентов (в частности, тех, кто использует ту же почтовую систему, что и мы). Сотрудники стали поддерживать эту систему за отдельное вознаграждение, частично компенсируя свое содержание. В результате расходы компании на этот отдел за четыре месяца сократились на 40%.

Опыт практика: Евгений Фирсов - Заместитель Генерального Директора по операционной деятельностиАПК «Стойленская нива», Старый Оскол (Белгородская область)

Закупки сырья по минимальным рыночным ценам

Полтора десятка хлебопекарных предприятий группы ежемесячно закупают сырье на 190–200 млн руб., его суммарная доля в себестоимости продукции – порядка 40%. Диапазон колебания цен в разных группах сырья – от 3 до 30%. Получается, что изменение цены на некоторые его виды всего на 1 рубль может обойтись нам в 5 млн руб. в месяц в масштабах всего холдинга.

Закупки ведутся непосредственно на предприятиях холдинга, что создает

благоприятную почву для коррупции. Чтобы не вводить сотрудников в соблазн, мы внедрили специальную информационную систему «Стойленская нива – сырье и материалы» (неофициально она у нас называется «Изюм»). Сейчас наши 14 центров закупок действуют в условиях внутренней конкуренции и абсолютной прозрачности, когда все видят всех.

Принцип работы системы такой: сотрудник отдела снабжения, собирающийся закупить сырье, обязан распечатать специальный лист, который автоматически формируется системой «Изюм». В нем подробно расписано, когда это сырье закупалось как самим предприятием, так и другими компаниями, входящими в группу. В документе указаны лучшие цены, по которым приобреталось сырье за последние 10, 30, 60 и 90 дней. В результате сотрудники отдела снабжения получают нужную информацию, а финансовый директор, даже не разбирающийся в нюансах рынка сахара, не пропустит конкретную сделку, потому что увидит: к примеру, на соседнем предприятии три дня назад сахар был куплен дешевле. Если предполагаемая сделка совершается, она сразу же попадает в централизованную информационную систему, где формируется база, содержащая сведения обо всех сделках.

Например, крупное предприятие, закупающее достаточно большие объемы сырья, оказывалось середнячком в ценах, а предприятие маленькое, где цены вроде бы должны быть выше из-за небольших объемов, добивалось самых низких цен на сырье среди всех предприятий группы. Естественно, мы расстались с закупщиками на крупном предприятии и перевели туда специалистов с маленького. Ситуация изменилась мгновенно, и сегодня это наш лидер по эффективности закупочной деятельности. Были случаи, когда линейные руководители отделов снабжения на предприятиях пытались прощупать систему. Некоторые из них ультимативно заявляли: «Нет таких цен на творог, не верите – приезжайте и сами попробуйте купить». Но система сухо констатировала обратное, и у специалиста, взятого на место уволенного, почему-то сразу все получалось.

Администраторы системы – два человека в центральном офисе компании: руководитель службы ценового анализа и его помощник. Задачи этой группы – техническое администрирование, передача менеджерам всех предприятий сведений о лучших ценах, а руководителям – предложений прекратить трудовые отношения с недобросовестными закупщиками. Также эти специалисты контролируют одновременные закупки для нескольких заводов сразу, чтобы, взаимодействуя, мы могли получить дополнительные скидки.

Все необходимое для работы должно быть под рукой – это повысит производительность труда

Мы уже третий год внедряем у себя на предприятии технологию процессного управления. Для начала замерили и проанализировали расход рабочего времени на каждую производственную операцию (например, на подготовку сырья, приготовление блюда). В частности, выяснилось, что довольно много времени тратится на поиск нужного ингредиента или инструмента. Оптимизировав рабочее пространство, мы смогли сократить потери и повысить производительность труда на 16%. Этого удалось достичь благодаря правилу «согнутой руки». Суть этого правила в том, что до всего необходимого для работы можно дотянуться, не разгибая руки полностью. Например, рабочее место повара теперь организовано так, что ему не приходится бегать за инвентарем из одного конца цеха в другой (более того, мы зафиксировали в стандартах компании, что должно располагаться у повара рядом с левой рукой, а что – рядом с правой, на каком расстоянии следует разместить инвентарь и технику). В результате принятых мер мы смогли сократить количество персонала на каждом объекте, переведя людей на новые производства.